Софья Калениченко
Как подготовиться к выставке
Весь процесс подготовки и проведения выставки можно сравнить с выращиванием плодовых культур. Здесь сначала требуется как можно лучше подготовить почву, потом вырастить, затем собрать урожай. Каждый этап дает основу последующему. Хорошо подготовили почву, заботливо взращивали - скорее всего, плоды будут спелые и крупные. Посеяли семена в неподготовленную враждебную почву - урожая может и не быть. Итак, по порядку.
Подготовка почвы — ГЛАВНОЕ ИНФОРМИРУЙТЕ!
Шаг 1. Самое простое и очевидное — напишите на сайте компании о том, что вы собираетесь принять участие в выставке.
Укажите название выставки, место и даты ее проведения, номер павильона и номер вашего стенда. Для наглядности загрузите общую схему расположения участников в павильоне (конечно, перед загрузкой выделите месторасположение вашего стенда и обозначьте стрелками путь с главного входа).
На заметку! При мониторинге сайтов компаний-участников выставки «Российский промышленник - 2008» выяснилось, что только 52 % участников разместили информацию об участии в мероприятии, остальные 48 % предпочли остаться в тени.
Шаг 2. Более кропотливый, но заслуживает, чтобы его сделали — разошлите пригласительные билеты вашим партнерам, постоянным и потенциальным клиентам.
ЧТО ДЛЯ ЭТОГО СЛЕДУЕТ СДЕЛАТЬ И КАК:
Сначала создайте или откорректируйте список партнеров и клиентов, которых вы хотели бы видеть посетителями вашего стенда. Оптимально, если список будет готов за две недели до начала мероприятия.
- Запросите пригласительные билеты у организатора выставки.На заметку! Заранее выясните, какое количество пригласительных билетов полагается вашей компании. Организатор может предоставить как неограниченно количество билетов, так и строго фиксированное. Также количество билетов может зависеть от квадратных метров арендуемой выставочной площади.
- Составьте сопроводительное письмо. Текст письма практически тот же самый, что и на сайте, только ОБЯЗАТЕЛЬНО должно присутствовать ЛИЧНОЕ ОБРАЩЕНИЕ (Уважаемый Иван Иванович, приглашаем Вас ...). Желательно также заверить письмо подписью сотрудника, значимого для получателя. Подпись первых лиц особенно ценится. Но если вы посылаете приглашение партнеру или клиенту, с которым постоянно общается определенный менеджер компании, то подпись именно этого менеджера будет к стати. На заметку! Личное обращение и живая подпись — всегда приятны и способствуют налаживанию и укреплению прочных деловых отношений.
- Напечатайте флаерс с месторасположением стенда компании (та же схема, что и на сайте). Флаерс станет картой для вашего гостя и приведет его на ваш стенд.
- Вложите все документы в заранее подписанный фирменный почтовый конверт. На заметку! Если количество приглашений позволяет, вложите в каждый конверт еще + 1-но. Возможно, кто-то захочет составить компанию приглашенному.
- Остается сделать рассылку пригласительных билетов за две недели до открытия выставки. Важно чтобы конверт был доставлен «лично в руки» — гарантирует получение приглашения адресатом. В противном случае, все ваши усилия окажутся напрасными.
- И последнее... не поленитесь позвонить вашим клиентам и партнерам, чтобы узнать получили ли они приглашение.
ЧТО ВСЕ ЭТО ДАЕТ: Если Глобально — Полноценная информационная поддержка вашей деятельности; Если Локально — дополнительное привлечение посетителей на ваш стенд; Если Корпоративно — поддержание добрых отношений с заказчиками и партнерами.
Софья Калениченко,
PR-агентство «КОМПАС»
тел.: (812) 332-60-57, 943-20-95
