InBASE: Задача ECM-системы — побороть информационный хаос в организации

Директор компании Александр Россол начал с того, что украинские предприятия часто недооценивают важность управления информацией. Дело в том, что любое управленческое решение — это выбор, который нужно сделать фактически в условиях неопределенности. Система управления контентом позволяет упорядочить информацию, тем самым позволяя руководителю принимать обоснованные решения.

— Система электронного документооборота Megapolis.DocNet разработана в полном соответствии с концепцией Enterprise Content Management (ECM). Она охватывает полный цикл бизнес-процессов, в рамках которого определяются критерии доступа, бизнес-критичности и сроков хранения корпоративной информации, — говорит Александр Россол. По его словам, главной целью при внедрении информационной системы управления — добиться, чтобы лицо, принимающее решение в организации, делало это на основе своевременно полученной, максимально правдивой и удобной для восприятия информации. Эксперт отметил, что до внедрения системы управления корпоративным контентом, большая часть информации, которую использует организация, разбросано по нескольким, не связанным друг с другом, информсистемам. В итоге полной картины «жизни» не видит никто.

В свою очередь член Набсовета консорциума Intecracy Group Юрий Сивицкий отметил, что бизнесмены часто начинают понимают значимость информации только после совершения ошибки, которую можно было избежать в том случае, если бы у лица, принимающего решение, была возможность вовремя получить актуальные данные. Экономические потери при этом могут быть существенными. Например, у одного из клиентов консорциума был случай потери денег в результате того, что он по ошибке подписал не конечный, а промежуточный вариант договора (в котором были зафиксированы невыгодные условия). По аналогичной причине директор может, к примеру, принять решение про увеличение производства, а уже после того, как конвейер запущен (на это уже потрачены деньги) узнать, что к нему не пришла докладная из отдела маркетинга, в которой описано, что данный товар не пользуется спросом.

— Попытка решить вопрос управления контентом исключительно административными методами (выстраивание процессов, внедрение системы регистрации с жестким контролем исполнения поручений, обмен информацией с помощью бумажных запросов) в крупной компании приводят к существенному замедлению скорости деловых процессов. Намного лучший результат дает автоматизированная система, которая наделяет сотрудников ответственностью не только за исполнение задач, но и за принятие решений. Именно в этом направлении идет развитие современных систем управления контентом (ECM).

Система электронного документооборота Megapolis.DocNet, созданная на основе концепции ЕСМ, заметно сокращает ряд типовых проблем, случающихся в документообороте, и серьезно повышает стабильность предприятия, — говорит Александр Россол.

Источник: inbase.com.ua