Softline оптимизировала работу с клиентами в Госюрбюро МФЦ Хабаровского края

Одним из подразделений многофункционального центра предоставления государственных и муниципальных услуг (МФЦ) Хабаровского края является Государственное юридическое бюро, которое оказывает квалифицированную бесплатную юридическую помощь льготным категориям граждан в пяти городах региона (12 офисов).

До начала проекта учет всех обращений клиентов и заведенных дел в Госюрбюро велся в таблице Excel, что было сопряжено с большим количеством неточностей из-за отсутствия контроля формата вводимых данных. Кроме того, особенности работы заказчика — наличие подразделений в разных городах, необходимость согласования документов руководством в Хабаровске и, соответственно, доставка бумажных документов курьером, их ожидание, — приводили к перебоям в работе и затруднениям при формировании сводной отчетности.

Чтобы упорядочить документооборот, повысить производительность работы сотрудников и снизить количество ошибок, Госюрбюро МФЦ Хабаровского края приняло решение о внедрении системы управления взаимоотношениями с физическими лицами. Платформа Microsoft Dynamics CRM 2013 была выбрана по причине широких возможностей настроек под рабочие процессы Госюрбюро, а также оптимальной стоимости и гибкой политики лицензирования. При проведении конкурса комитетом государственного заказа на поставку системы был определен победитель — компания Softline — благодаря наличию таких конкурентных преимуществ, как готовность провести внедрение в минимальные сроки, а также успешный опыт реализации аналогичных проектов.

В рамках проекта специалисты департамента решений Microsoft компании Softline разработали техническое задание, развернули платформу Microsoft Dynamics CRM 2013 и настроили следующий функционал:

• учет и ведение базы данных физических лиц;
• учет оказания устных и письменных юридических услуг;
• учет и хранение документов граждан;
• контроль над ведением дел в суде;
• генерация отчетов по различным параметрам;
• формирование печатных форм документов.

Внедрение системы взаимодействия с клиентами на базе Microsoft Dynamics CRM 2013 позволило консолидировать информацию по всем обращениям посетителей и повысило прозрачность бизнес-процессов в Госюрбюро МФЦ. Кроме того, решение помогло автоматизировать процесс формирования отчетности, сотрудники отмечают удобство работы с ней. В организации уверены, что реализация проекта приведет к повышению производительности труда юристов и снижению количества ошибок в документах. В рамках тиражирования этой системы было проведено ее распространение на филиалы в Комсомольске-на-Амуре и других городах края.

«Благодаря внедрению Microsoft Dynamics CRM 2013 вся информация об обращениях граждан в Госюрбюро Хабаровского края теперь ведется не в электронных таблицах Excel и на бумажных носителях, а в форме карточек CRM-системы. К ним прикреплены электронные копии документов. Таким образом, имеется возможность быстро получить информацию о статусе каждого дела и сотрудниках, работающих с ним. Наличие инструментария отчетности позволяет быстро получать разнообразные аналитические данные и визуализировать их, оперативно формировать документы на утверждение руководству. Можно сказать, что у заказчика появилась собственная база знаний и централизованное рабочее пространство», — рассказала о результатах проекта Татьяна Цауня, заместитель руководителя отдела интеграционных проектов департамента решений Microsoft компании Softline.

«Благодаря внедрению Microsoft Dynamics CRM 2013 мы смогли в значительной степени оптимизировать процесс обработки обращений граждан и увеличили производительность труда за счет уменьшения объема работы с бумажными документами», — прокомментировал итоги проекта Иван Касьяненко, руководитель Государственного юридического бюро Хабаровского Края.

Сергей Шипицын, директор по развитию бизнеса в Дальневосточном федеральном округе компании Softline, поделился: «Хочу отметить, что это крупнейшее внедрение Dynamics CRM в регионе, и успех проекта достигнут благодаря знаниям и опыту наших сотрудников».