Сканирование как пример экологически ответственного подхода в бизнесе

Введение

Концепция устойчивого развития, сочетающая экологически ответственный подход к работе и экономное расходование ресурсов, способна обеспечить бизнесу целый ряд преимуществ. Определение устойчивого развития было сформулировано еще в далеком 1992 году на Глобальном саммите по вопросам экологически чистой экономики: «устойчивое развитие — это бизнес-модель, предполагающая решение актуальных мировых задач без ущерба для будущих поколений». Вместе с тем, до сих пор мир еще далек от достижения этого идеала. По словам Дэниэла Ситарса (Daniel Sitarz), автора книги Greening Your Business, «причиной всех экологических проблем, стоящих перед нами сегодня, в конечном итоге являются осознанные бизнес-решения». Глобальное потепление, выбросы CO2, загрязнение воздуха, исчезновение лесов, — корни всех этих проблем кроются в тех бизнес-решениях, которые принимались в прошлом.

Однако если причиной этого клубка проблем являются бизнес-решения, то именно они помогут его распутать. В конечном итоге, все сводится к тому, какие решения мы принимаем. Если бизнес несет ответственность за экологические проблемы, именно бизнес в состоянии их решить. Итак, не пора ли «отменить» или «исправить» старые решения во имя благополучия будущих поколений?

Это не так сложно, как кажется!

Экономия бумаги — вот отличный пример того, как можно внести свой вклад в решение мировых проблем. Провозвестники «цифровой революции» обещали нам освобождение от «бумажных оков», однако до сих пор тонны бумаг копятся в офисах по всему миру. Общемировое потребление бумаги не растет, однако остается очень и очень высоким. Опубликованный в 2011 году отчет о положении дел в сфере бумажного производства содержит вывод о том, что «улучшения в сфере использования и переработки бумаги могут оказать огромное влияние на экологическую обстановку в мире. Прогресс в этой отрасли может помочь решить целый ряд острых экологических проблем: уменьшение площади лесов, климатические изменения, исчезновение природной среды обитания животных, загрязнение воздуха и воды токсичными химикатами, например ртутью и диоксинами, выделение метана при гниении бумажных отходов на свалках и прочее».

Сознательное сокращение потребления бумаги поможет сохранить леса, снизить потребление водных ресурсов и энергии, а также очистить нашу планету от опасных загрязнителей. Один из самых простых способов снизить потребление бумаги — это перевести информацию на бумажных носителях в цифровую форму. Цифровые документы не наносят вреда экологии, а также более удобны в хранении и использовании. «Безбумажные» бизнес-процессы — это возможность сэкономить, ускорить ведение бизнеса и обеспечить соответствие нормативным требованиям. Иными словами, сокращение использования бумаги — это как одно из тех мудрых бизнес-решений, которых мир ждет от бизнеса сегодня.

Задача

Бумага всегда играла важную роль в нашей повседневной жизни. Неудивительно, что и бизнес до последнего времени не мог обойтись без нее. Архивные записи, картотеки, юридическая и нормативная документация, — все эти документы традиционно хранились в бумажном виде. Многие ключевые бизнес-процессы «запускаются» бумажными документами и приводят к созданию все новых и новых кип бумаг. Для многих компаний концепция «офиса без бумаги» до сих пор остается, так сказать, на бумаге.

Потребление бумаги — краткая статистика

• Каждый офисный работник использует в среднем до 10 000 листов бумаги в год (Xerox)
• 45% документов отправляются в корзину в течение 24 часов после создания (Xerox)
• Основными потребителями бумаги в расчете на одного человека являются США и страны Западной Европы (Environmental Paper Network)
• Наибольший рост потребления бумаги наблюдается в Китае; в других регионах мира потребление бумаги немного снижается (State of the Paper Industry,2011 г.)
• В 62% организаций потребление бумаги остается на прежнем уровне или растет (AHM Document Scanning & Capture,2011 г.)

Для того чтобы лучше осознать значение отказа от бумажных носителей, необходимо понять уровень расходов на бумагу в компаниях.

• В среднем один документ копируется 19 раз, включая фотокопии и распечатки (AIIM / Coopers & Lybrand)
• На то, чтобы заполнить стандартное хранилище для документов с четырьмя отделениями, нужно около 20 000€; расходы на поддержку архива составляют 1600€ в год (futurelawoffce.com)
• Стоимость отправки бумажного документа составляет 16€
• Расходы на поиск неправильно отправленного документа составляют 98€
• Расходы на повторное создание утерянного документа составляют 204€ (Inc. Magazine)
• До 20% документов в компаниях печатаются неправильно (ARMA International)

Для того чтобы представить себе реальный уровень экономии благодаря отказу от бумажных носителей, необходимо учесть расходы на фотокопирование, отправку по факсу, отправку, хранение и утилизацию бумаги.

Факты о бумаге

Знаете ли вы, что…

• Из одного дерева получается 12 500 листов бумаги. Таким образом, уменьшение потребления бумаги на 12 500 листов, позволяет спасти одно дерево (AIIM / Techsoup)
• Для производства ежегодного мирового объема бумажной продукции требуется 768 миллионов деревьев (conservatree.com)
• Среднестатистический офис создает 350 фунтов/160 кг бумажных отходов на каждого сотрудника в год (Natural Defense Council)
• Фотокопирование одного листа в среднем обходится в 0,02€ (AIIM)
<
• Персональный сканер, используемый в деловых целях, сканирует от 12 500 до 62 500 страниц в год (50–250 страниц в день в течение приблизительно 250 рабочих дней) — это бумажные документы, которые не фотокопируются, а переводятся в цифровой формат
• Предположим, для каждого существующего бумажного документа требуется сделать одну копию (при стоимости 0,02€ за один лист). В таком случае сканер мог бы помочь сэкономить до 1250€, ежегодно затрачиваемых на обычное копирование (и это без учета расходов на последующую обработку и архивирование, необходимость в которых также отпадает). При этом от вырубки было бы спасено 5 деревьев

Технологии сканирования в изображение и сканирования в процесс помогают поддержать бизнес-операции, требующие надежного документирования. Они предлагают массу преимуществ с точки зрения защиты окружающей среды и экономичности. Эти меры — уменьшение объемов избыточной печати и экономия бумаги в рамках бизнес-процессов — способны помочь компаниям в конкурентной борьбе.

Выгода

Уменьшение потребности в бумаге может принести пользу и бизнесу, и окружающей среде. Организации получают серьезные экономические преимущества благодаря снижению затрат, росту производительности, оптимизации бизнес-процессов, повышению эффективности совместной работы и коммуникаций. Более доступный и безопасный контент, уменьшение необходимости в хранении бумаг, сокращение расходов на курьерские услуги, соответствие нормативным требованиям и высокий моральный дух сотрудников, — вот далеко не полный перечень преимуществ, которые может дать простой отказ от бумаги.

Внедрение цифрового документооборота позволяет сохранить лесные, водные ресурсы и электроэнергию, уменьшить объемы отходов и выбросов углекислого газа, тем самым поддержав устойчивое развитие.

Окупаемость инвестиций

Внедрение технологий оцифровки обеспечивает экономию средств в среднесрочной и долгосрочной перспективе. По данным аналитиков AIIM, компания из 10 сотрудников окупит вложенные инвестиции всего через 4 месяца после установки сканера, а небольшое изменение процессов позволит дополнительно сэкономить 940€ за 12 месяцев. Эти расчеты учитывают затраты на печать, фотокопирование и распространение документов. Однако необходимо принять во внимание еще несколько факторов:

• Расходы на печать — оборудование, техническая поддержка и расходные материалы (приблизительно 14€ на 1000 листов)
• Расходы на фотокопирование — оборудование, техническая поддержка, расходные материалы и время сотрудников
• Расходы на факсимильную связь — оборудование, техническая поддержка, расходные материалы, телефонная линия и время сотрудников
• Распространение — конверты, почтовые и курьерские услуги (примечание: решения Document Imaging зачастую окупают себя сами благодаря сокращению затрат на курьерскую службу, а также помогают сократить выбросы углекислого газа при транспортировке)
• Хранение

• В офисе — офисное пространство, электроэнергия для освещения и контроля температуры, шкафы, ящики для хранения и расходные материалы
• Вне офиса — офисное пространство, электроэнергия, расходные материалы и транспортировка в офис и из него

• Утилизация — измельчение бумаги и ее вывоз

 Наши достижения

Компания Fujitsu Limited с головным офисом в Токио — ведущий поставщик ИТ-решений для бизнеса на мировом рынке. В 2011 году вклад компании Fujitsu в решение мировых экологических проблем и ее приверженность интересам клиентов были признаны авторитетным изданием IDG Computerworld: компания второй год подряд заняла верхнюю строчку в списке 12 самых экологически ответственных ИТ-поставщиков. Fujitsu поднималась на вершину рейтинга Computerworld в течение четырех лет с момента учреждения данной премии. Она является единственной компанией, которой удалось занять почетное первое место и в 2010, и в2011 г.

Как поставщик ИТ-продукции мы хорошо понимаем, насколько важно пропагандировать найденные нами экологичные решения среди клиентов. Центральный элемент нашей экологической стратегии — использование нашего опыта в сфере ИТ для разработки продуктов, помогающих клиентам снизить негативное воздействие на окружающую среду. Fujitsu является признанным лидером в области оцифровки документов и предлагает инновационные решения для сканирования, которые позволяют клиентам решить одну из главных экологических проблем — высокое потребление бумаги.

Что мы делаем

Для решения данной проблемы PFU, дочерняя компания Fujitsu, занимающаяся производством сканеров Fujitsu, внедрила следующие политики и принципы:

• Учет воздействия на окружающую среду во всех аспектах деловой активности
• Эффективное использование природных ресурсов и электроэнергии
• Разработка технологий, помогающих сохранить окружающую среду
• Обеспечение соответствия нормативным требованиям в сфере экологии
• Формирование экологических стратегий во благо общества
• Раскрытие информации о природоохранной деятельности

Кроме того, PFU пропагандирует экологически ответственный подход среди всех своих сотрудников:

• Уменьшение воздействия деятельности компании на окружающую среду
• Соответствие нормативным требованиям в эко-отрасли
• Экологически ответственный менеджмент в соответствии с ISO 14001
• Постановка целей в сфере экологии и достижение их на практике

 Посетите наш веб-сайт, чтобы узнать о текущих экологических кампаниях:

www.scansnapit.com/scantogogreen

 Наши цели

Для достижения целей в сфере экологии мы разработали корпоративную программу, описывающую задачи компании, а также методы оценки, управления и отслеживания воздействия на окружающую среду. Программа охватывает шесть областей:

• Разработка продуктов, соответствующих требованиям сертификации Super Green компании Fujitsu.
  Отличительные черты этих продуктов:

• Низкое энергопотребление
• 3R-дизайн и технологии
• Низкое содержание вредных химических веществ
• Применение экологичных материалов и технологий

• Улучшение экологической эффективности продуктов
  • Удвоение экологической эффективности текущих продуктов по сравнению с выпущенными в 2005 году
  • Улучшение общего соотношения цены и качества продукции
  • Содействие внедрению экологически безопасных решений, помогающих клиентам уменьшать воздействие на окружающую среду
  • Экологически ответственные закупки — заказ материалов у экологически ответственных поставщиков (сертифицированных по ISO 14001)
  • Экологичность производственных процессов и офисной деятельности, включая:

   Контроль выбросов

  • Сокращение потребления бумаги
  • Измерение состава воздуха
  • Сохранение водных ресурсов
  • Уменьшение объемов отходов
  • Борьба с глобальным потеплением — сокращение выбросов углекислого газа благодаря экономии электроэнергии

  Мы гордимся своими успехами в этих направлениях! Подробную информацию см. в отчете о ходе программы Fujitsu по защите окружающей среды по адресу http://www. fujitsu.com/global/about/environment/management/program/stage6/.