Получение реального эффекта в денежном выражении от внедрения специализированного ПО в строительных компаниях

Необходимость автоматизации строительной отрасли в России является острым вопросом. Если до недавнего времени большинство строительных компаний предпочитали специализированным программным решениям приложения MS Office, а иногда и вовсе примитивные бумажные носители, то сейчас ситуация постепенно стала меняться. Нельзя сказать, что все без исключения строительные компании приняли решение автоматизировать бизнес, но, тем не менее, подобные тенденции стали более явными. Это обусловлено и господством кризиса, в период которого необходимо чётко планировать затраты и осуществлять непрерывный контроль, и тем, что российские строительные компании хотят укрепиться на мировом рынке и соответствовать уровню западных компаний, чья деятельность полностью автоматизирована уже в течение многих лет и т.д.

На сегодняшний день на рынке представлена масса программных решений для строительной отрасли. Многие из них уже активно внедряются в российских строительных компаниях. Однако дать оценку эффективности в финансовом эквиваленте от внедрениях такого ПО непросто. Многие разработчики описывают свои программные продукты довольно расплывчато, упоминая лишь о виртуальных выгодах. Но руководители строительных предприятий, чья прагматичность в нестабильных экономических условиях лишь возросла, хотят получить реальные результаты от внедрения специализированных программных решений.

По данным компании «АЛТИУС СОФТ» в последние несколько месяцев при обращении клиентов в компанию, вопросы по программе «АЛТИУС – Управление строительством» и другим программным решениям стали более конкретными и направленными на уточнение реального эффекта в денежном выражении, который может быть получен от внедрения специализированного ПО.

Важно выделить три основных финансовых аспекта, характерных именно для ведения бизнеса строительных компаний. Во-первых, если говорить о получении эффективности в денежном выражении, то можно сказать, что с помощью программы «АЛТИУС – Управление строительством» можно получить данные, необходимые для точного расчета налога на имущество, в налогооблагаемую базу которого входит «незавершенное строительство».

Некоторые строительные организации не показывают по бухгалтерии «незавершенку» по очевидным причинам. Пообъектный учет затрат и их распределение на отдельный субсчет – это сложная задача, которая трудно достижима с помощью бухгалтерских программ. Например, затраты на заработную плату рабочих, которые работали в течение одного месяца на разных объектах, достаточно сложно разносить в «незавершенку» по каждому из них. Следовательно, если договоры подряда краткосрочные, и «незавершенка» достаточно невелика (что оценивается обычно «на глазок»), то ее просто не учитывают. При небольших суммах, даже если проверка выявит наличие «незавершенки» и недостаточное начисление налога, то суммы штрафов и пеней будут невелики. Однако, при долгосрочном строительстве крупных объектов недвижимости наличие «незавершенки» становится явным, и ее обязательно нужно проводить по бухгалтерии и начислять налог. В результате бухгалтерия зачастую ведет этот учет укрупнённо, что дает погрешность при расчете налога. Практика показывает, что чаще всего начислены и уплачены суммы налога на 5 – 30% больше, чем необходимо.

В программе «АЛТИУС – Управление строительством» подобных ситуаций можно избежать с помощью отчета «Незакрытые объекты», из которого можно быстро и просто получить требуемые для бухгалтерии показатели на любой момент времени, в том числе на предыдущие периоды. Таким образом, использование программы позволит предоставить в бухгалтерию точные данные по «незавершенке» в нужный период и избежать переплаты налога.

Вторым важным моментом является определение конкретных денежных сумм, которые необходимо получить от заказчика. Иными словами, в строительном бизнесе важно точно рассчитывать: «сколько нужно требовать денег». Казалось бы, что в данной арифметике нет ничего сложного, и бухгалтерия располагает подобными показателями. Однако, это не совсем так, поскольку бухгалтерия способна предоставить данные только по дебиторской и кредиторской задолженности. Но в строительстве нужны абсолютно другие сведения (рассчитанные иначе), а именно ожидаемые поступления от заказчиков и необходимые платежи субподрядчикам в соответствии с условиями договоров. Например, по договору на сумму 1 000 000 рублей получен аванс от заказчика в размере 30 % (300 000 рублей).

Через месяц часть работ закрыта актом выполненных работ на сумму 200 000 рублей. Согласно бухгалтерским данным заказчик ничего не должен, а, наоборот, имеется кредиторская задолженность перед заказчиком, равная 100 000 рублей (получение 300 000 рублей, выполнение 200 000 рублей). На самом деле, согласно условиям договора заказчик обязан перечислить сумму, равную стоимости акта за вычетом той части аванса, которая приходится на этот акт. То есть расчет следующий: 30 % от стоимости акта – это часть аванса, которая приходится на акт (зачет аванса), а именно 60 000 рублей. Следовательно, оплата, которую можно ожидать от заказчика – 140 000 рублей (200 000 рублей-60 000 рублей). Аналогично рассчитываются предстоящие платежи субподрядчикам. В бухгалтерии таких данных нет, поскольку в ее задачу не входит учет условий договоров и планирование платежей по ним. Но для принятия оперативных решений, четкого планирования руководству строительных организаций необходимо знать суммы предстоящих входящих и исходящих платежей, рассчитанных на основании договорных условий и фактически выполненных работ.

Кроме того, такие данные нужны и в бухгалтерии, т.к. бухгалтерия выставляет счета заказчикам за выполненные работы, и нужно знать точную сумму счета, рассчитанную именно так, как описано выше. Входящие счета от подрядчиков тоже необходимо проверять перед оплатой – правильно ли рассчитан зачет аванса и пытается ли подрядчик (по ошибке или умышленно) получить сумму большую, чем положено по условиям договора. Конечно, в итоге, в целом по договору, сумма, уплаченная подрядчикам, все равно будет равна сумме выполнения, но эти корректировки будут произведены позднее, в будущие периоды. А данные, предоставленные пост фактум, не дают возможности своевременной оптимизации использования оборотных средств предприятия.

Программа «АЛТИУС – Управление строительством» автоматически рассчитывает «зачет аванса» по каждому акту выполненных работ с заказчиками и подрядчиками, позволяет увидеть итоговые суммы ожидаемых платежей в целом по предприятию, и подробную, развернутую информацию по каждому объекту, контрагенту, договору, этапу договора. В условиях кризиса строительным компаниям особенно важно четко контролировать свои оборотные средства и не допускать их дефицита, т.к. банковские кредиты практически недоступны, а инвестиционная активность существенно снижена.

Третьим принципиальным моментом является и то, что до недавнего времени обычной практикой было получение от заказчика аванса в размере 100 % на материалы и оборудование и определенного процента (от 15% до 50%) от заработной платы рабочих. В условиях экономической нестабильности заказчики не имеют в наличии достаточно средств для единовременного перечисления аванса на ресурсы по всему договору, попросту говоря, на рынке появилась тенденция «считать деньги». На сегодняшний день заказчики сокращают авансы на заработную плату подрядчикам, а авансы на ресурсы перечисляются периодически (ежемесячно или ежеквартально) только на необходимое материалы и оборудование, без которых производственный процесс не может быть осуществлён.

Для расчета такого авансирования нужно «наложить» на смету график производства работ и рассчитать стоимость ресурсов в каждом периоде, что вручную выполнить очень трудоемко. Из сложившейся ситуации следует, что расчёт стоимости ресурсов должен быть максимально точным. При этом точность в расчётах важна как для заказчика, который перечисляет денежные средства подрядчику, так и для самого подрядчика, который должен располагать достоверными данными о стоимости необходимых ресурсов и сообщать заказчику актуальные суммы для закупки нужных материалов, сырья и оборудования. Это необходимо, поскольку нередки случаи, когда предполагаемые суммы, который заказчик планирует перечислить подрядчику на покупку ресурсов, разнятся с данными, имеющимися у подрядчика.

Кроме этого, заказчикам необходимо чётко рассчитывать и стоимость давальческих материалов для понимания количества денег, нужного на покупку данных материалов для подрядчика. Соответственно, по долгосрочным договорам с заказчиками рассчитываются минимальные платежи (авансы), необходимые для строительства. Данные суммы отражаются в договоре, при этом указывается их периодичность (ежемесячные или ежеквартальные авансы).

Если подобные расчёты выполнять вручную, то они будут довольно приблизительными, что повлечёт за собой массу проблем. Если рассчитанные суммы будут меньше минимально необходимых, то подрядчик не сможет в полном объеме выполнить работы в текущем периоде, что спровоцирует общий срыв сроков работ по договору. Если суммы авансов будут больше минимальных, то это станет причиной «замораживания» оборотных средств, т.к. они будут перечислены раньше, чем было необходимо.

В программе «АЛТИУС – Управление строительством» такие расчеты могут быть сделаны автоматически, т.к. можно соотнести смету с графиком производства работ. Это позволит руководству точно знать состав, суммы, сроки предстоящих платежей подрядчикам, заранее, отразить их в договорах и быть уверенным, что риск отставания от графика производства работ или дефицита оборотных средств (при условии выполнения обязательств подрядчиками) минимален. Важно отметить, что тенденция «считать деньги» не просто является очередной волной, вызванной мировым финансовым кризисом, а уже укрепилась на рынке и стала повсеместным явлением. Анализируя ситуацию в строительной отрасли и реальные отзывы представителей строительных компаний, можно сказать, что преобладание подобной тенденции послужит по-настоящему революционным моментом, и к прежней системе авансирования строительные предприятия, скорее всего, уже не вернутся.

Также стоит сказать несколько слов, не касающихся финансовой стороны. Если говорить об очевидных преимуществах работы с программой «АЛТИУС – Управление строительством», то среди них можно выделить: актуальность и достоверность информации, т.е. учет всех договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками позволит увидеть подробную картину текущего состояния деятельности предприятия. Вся информация будет структурирована и зафиксирована в одной программе, а не находиться в разрозненном виде.

Также оперативность информации будет играть немаловажную роль в успешном ведении бизнеса строительного предприятия. Если бухгалтерия способна отразить данные только пост фактум и они не всегда представлены в той форме и в том разрезе, в которых нужны именно руководству для своевременного принятия решений, то в программе «АЛТИУС – Управление строительством» руководитель может самостоятельно получить отчет в любой момент времени, а не только «с понедельника по пятницу с 9 до 18», в том числе находясь вне офиса, с использованием удаленного доступа к базе данных.

Весомым плюсом является и то, что руководители строительных компаний перестают быть заложниками «незаменимых сотрудников». Если сотрудник, осуществляющий весь учет по объекту, уходит в отпуск или прекращает свою деятельность в компании, то все данные о договорах, взаиморасчетах и планах фиксируются в общей базе данных программы. Соответственно, сотрудникам, в чьи обязанности будет входить выполнение работы предшественника, не нужно будет собирать разрозненную информацию и разбираться в ворохе отдельных файлов, папок и других документов, чья структура и все нюансы были известны лишь «незаменимому сотруднику». В программе «АЛТИУС – Управление строительством» все данные четко и логично структурированы, и ввод новой или поиск существующей информации не составляет труда даже для человека, не очень хорошо разбирающегося в компьютерных премудростях, в составлении электронных таблиц, в написании формул и ссылок.

Подводя итог, можно сказать, что использование программы «АЛТИУС – Управление строительством» может принести реальную выгоду строительным компаниям. Сейчас, в условиях финансового кризиса, строительная отрасль в виду своей специфики, находится в особенно трудном положении по сравнению с другими отраслями. Сокращение и оптимизация любых расходов становятся наиболее важными факторами, способными обеспечить решение ряда проблем.