Мобильные решения для сканирования способны упростить жизнь современным сотрудникам

Эти новые бизнес-реалии требуют новых способов работы с данными и документами. Мобильный персонал нуждается в прямом доступе к важным бумагам — предпочтительно через iPhone или iPad — в любое время и в любом месте. Не менее важна возможность быстро передавать информацию. Как следствие, вся информация, включая заметки, распечатки или статьи, должна существовать в электронной форме. PFU Imaging Solutions, дочерняя компания Fujitsu, предложила инновационный подход к сканированию, способный помочь решить эти проблемы: функция сканирования в облако помогает «переносить» печатные документы в такие облачные приложения, как Evernote, Google Docs, Salesforce CRM, Salesforce Chatter или SugarSync одним нажатием кнопки, а функция сканирования на мобильные устройства позволяет сканировать документы непосредственно на iPhone или iPad. Вместе они помогают мобильным сотрудникам работать более эффективно.

Согласно результатам исследования «Enterprise Mobility 2011, Taking stock of German companies’ investment plans», проведенного в апреле 2011 г. маркетологами компании Berlecon Research, входящей в группу Pierre Audoin Consultants (PAC), во многих современных компаниях значительная часть персонала уже мобильна. Более чем в половине всех рассмотренных компаний по крайней мере один сотрудник из десяти регулярно работает в мобильном режиме. Почти на каждом пятом предприятии более половины сотрудников работают удаленно более одного раза в неделю. В каждой третьей организации более половины сотрудников непрерывно перемещаются по помещениям компании. Рост уровня мобильности особенно заметен на предприятиях среднего размера: в 26% компаний, имеющих в штате от 250 до 500 человек, более половины сотрудников регулярно работают вне офиса.

Аналитики Berlecon Research уверены, что стремительное распространение смартфонов и планшетных ПК в Германии свидетельствует о том, что вопрос корпоративной мобильности весьма актуален для бизнеса в этой стране. 80% немецких компаний применяют смартфоны в повседневной работе; в каждой пятой компании ими пользуется более половины(!) персонала. Эти результаты подтверждаются данными ассоциации Bitkom (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.V.). В 2011 г. в Германии было продано 11,8 млн. смартфонов, что более чем на одну треть превышает результаты 2010 г. По данным Berlecon, сегодня около 25% компаний используют планшетные ПК в своей повседневной деятельности.

Мобильные решения также завоевали популярность у частных пользователей. Согласно последним данным ассоциации Allensbacher Computer and Technical Analysis (ACTA), в 2011 г. в Германии 7,3 млн. человек планировали приобрести смартфон. Согласно данным Bitkom, в 2011 г. в Германии было продано 2,1 млн. планшетных ПК, что превосходит их собственную более раннюю оценку в 1,5 млн. шт. Производители прогнозируют еще более уверенный рост рынка в 2012 г. Представители отрасли сообщают, что ожидают в 2012 г. роста продаж на 29% до 2,7 млн. единиц. «Планшетные компьютеры — это основной сегмент рынка пользовательских устройств. Аудитория их пользователей постоянно растет», — отмечает президент Bitkom Дитер Кемпф (Dieter Kempf). Аналитики Gartner подтверждают, что эта тенденция охватит и другие страны. Согласно их прогнозам, высокие темпы роста будут сохраняться до 2015 г., причем приблизительно 326,3 млн. планшетных устройств к тому времени сменят владельца. В 2011 г. в мире было продано около 40,5 млн. устройств iPad.

В мае 2011 г. агентство PAC опубликовало результаты опроса руководителей ИТ-отделов и генеральных директоров немецких компаний, посвященного развертыванию планшетных ПК. В исследовании принял участие 151 человек. Обзор подтвердил, что компании высоко ценят мобильные устройства и ожидают, что они сыграют важную роль в развитии корпоративных ИТ-сред. В частности, PAC отмечает высокий потенциал мобильных приложений ERP и CRM. Руководители, принявшие участие в исследовании, полагают, что планшетные ПК способны повысить эффективность работы их сотрудников. Среди компаний-участников опроса самым популярным планшетным ПК стал iPad.

«Размывание» границ между частной и профессиональной жизнью

Концепция BYOD — это не очередная линия косметики. Это новая глобальная тенденция, горячо обсуждаемая профессионалами в сфере ИТ. Аббревиатура BYOD расшифровывается как «Bring Your Own Device» («принеси свое устройство») и описывает феномен распространения личных мобильных устройств в бизнес-среде. Также используются термины «консьюмеризация» и «пользовательские устройства». Аналитики уверены: со временем эта тенденция примет глобальный масштаб. Согласно исследованиям, проведенным IDC, около 95% сотрудников компаний уже используют по крайней мере одно личное устройство для рабочих целей. По оценкам Gartner, около 90% компаний планируют поддерживать бизнес-приложения на устройствах, принадлежащих конечным пользователям, поскольку это позволит сократить расходы на оборудование на 40%. Кроме того, широкое распространение мобильных устройств поможет «выйти на связь» с сотрудником даже после окончания рабочего дня. Например, служащие смогут просматривать электронную почту или работать над презентацией в свое свободное время.

Концепция BYOD «размывает» границы между работой и частной жизнью. В наши дни все больше сотрудников пользуются социальными сетями (например, Facebook, Twitter и Xing), в которых «сходятся» профессиональные и частные контакты.

Сканирование в облако

Технология сканирования в облако способна кардинальным образом изменить нашу работу. Однако для реализации всех ее преимуществ нам потребуются новые рабочие процессы и, как следствие, новые технические решения. Когда мы говорим о «рабочих процессах», мы в первую очередь имеем в виду документооборот. Если сотрудники часто находятся в разъездах, им трудно обмениваться печатными документами, которые по-прежнему широко распространены на предприятиях. Зачастую сотрудник просто физически не может взять с собой все документы, которые могут ему потребоваться. Именно поэтому все больше предприятий делает сканирование начальным этапом документооборота, «точкой входа» документов в электронную среду предприятия.

Функция сканирования в облако помогает достичь более высокого уровня мобильности, поскольку позволяет пользоваться облачными службами (например, Google Docs, Evernote Salesforce или SugarSync) в дороге. Чтобы получить доступ ко всем необходимым документам и программам, вам достаточно будет подключиться к Интернету.

Риэлторы компании Engel & Völkers, которые часто работают вне офиса, уже смогли на практике оценить преимущества этой технологии. По роду службы они часто посещают объекты недвижимости и госучреждения. Благодаря функции сканирования в облако сотрудники отдела продаж в Engel & Völkers могут получить доступ к важным документам в любом месте. Они используют сканеры Fujitsu ScanSnap S1300 для сканирования непосредственно в облачное приложение Tec Media Services. Бумажные документы передаются в архив облака за несколько секунд — достаточно лишь щелкнуть значок Scan to TMS Archive.

Сканирование на мобильные устройства — уже реальность

Современные технологии стремительно развиваются, и сканеры — не исключение. Новые модели, такие как Fujitsu ScanSnap S1100 или ScanSnap S1300, так же мобильны, как и их пользователи! Они позволяют интегрировать бумажные документы в электронный документооборот в любом месте и в любое время. Новые мобильные сканеры обеспечивают целый ряд преимуществ. Во-первых, они компактны и удобны в переноске, поэтому не станут обузой в поездке. Во-вторых, они открывают доступ к сервисам и приложениям, предлагаемым через облако. В-третьих, они не уступают в производительности более крупным стационарным сканерам. Для пользователя это означает возможность с одинаковой легкостью обрабатывать, отправлять и систематизировать документы или визитные карточки.

Для компании PFU функции сканирования на мобильные устройства стали логическим развитием технологий сканирования в облако. Клаус Шульц (Klaus Schulz), директор по маркетингу продукции в регионе EMEA, PFU Imaging Solutions, так прокомментировал появление функции сканирования на iPhone и iPad: «Интеграция наших сканеров ScanSnap с облачными приложениями, такими как Evernote и Google Docs, была первым этапом этого пути. Следующей задачей было обеспечить совместимость сканеров ScanSnap с устройствами iPhone, iPad и ведущими облачными решениями. Это позволило нам на шаг приблизиться к цели — избавить мобильных сотрудников от необходимости возить с собой кипы бумаг. Функция сканирования на мобильные устройства позволяет пользователям отправлять печатные документы непосредственно на iPhone и iPad одним нажатием кнопки. Больше нет необходимости отправлять их через общие папки или другие устройства. Единственное, что вам нужно сделать, это отсканировать документ и выбрать в меню функцию сканирования на мобильное устройство».

Как это работает?

Сканеры ScanSnap наглядно демонстрируют, насколько простым может быть сканирование на мобильное устройство.

Пользователи iPhone и iPad могут бесплатно загрузить приложение ScanSnap Connect из Apple iTunes Store. После установки приложения и подключения сканера ScanSnap к ноутбуку они могут сканировать счета, фотографии, статьи или другие документы, а затем передавать их на iPhone или iPad, нажав кнопку Scan-to-Mobile. Доступ гарантируется для авторизованных мобильных пользователей.

Разумеется, пользователь также может передавать уже отсканированные документы на iPhone, iPad или в облачную службу.

Сотрудники отделов продаж всегда должны быть мобильны

Чем бы ни занималась компания, сотрудники отдела продаж всегда должны быть готовы отправиться в путь. Им важно своевременно получать актуальную информацию, поэтому им как нельзя лучше подходят облачные приложения, такие как Salesforce CRM и Salesforce Chatter. Согласитесь, было бы логично, если бы решения для сканирования поддерживали сканирование непосредственно в облачные приложения. Говорит Клаус Шульц: «Сканеры ScanSnap позволяют передавать нужную информацию в систему Salesforce CRM. Например, если сотрудник сканирует визитную карточку потенциального клиента, на основе этих данных немедленно создается учетная запись клиента. Это действительно экономит массу усилий для сотрудников. Возможность надежно и быстро обмениваться информацией с коллегами помогает добиться лучших результатов в работе. В наши дни мобильные сотрудники могут обменивать сканированными копиями в любом месте и в любое время». Однако это еще далеко не все. Благодаря современным технологиям сканирования вы можете «связать» контактные данные с записями встреч или отправить контракт в офис сразу после его подписания клиентом. В частности, это позволит страховому агенту сразу сообщить клиенту, когда начинает действовать страховое покрытие. Модели ScanSnap также поддерживают сканирование непосредственно в службу Salesforce Chatter. Система Salesforce Chatter построена на основе модели социальной сети, что позволяет сотрудникам отдела продаж общаться друг с другом через мобильные устройства, например смартфоны, в любом месте. Можно создавать профили пользователей, объединять людей в группы или отслеживать проекты или документы. Кроме того, пользователи могут получать обновления через веб-каналы в режиме реального времени. Чтобы отсканировать документы и отправить их в Salesforce Chatter, пользователю нужно иметь только учетную запись клиента отдела продаж и активированную функцию разговора.

Мобильность — значит удобство

В наши дни сотрудникам компаний важно быстро обмениваться информацией вне зависимости от того, где они находятся. Им необходимо иметь доступ к важным документам, например к календарям деловых встреч или заметкам, в любое время, в любом месте и с любого устройства.

Функция сканирования на мобильные устройства — этот как раз то, что им нужно. Она дает пользователям свободу в выборе устройства для доступа к данным, а предприятиям — возможность ускорить «круговорот информации». Кроме того, возможность сканировать документы непосредственно на iPhone или iPad экономит время. Сканирование на мобильные устройства значительно упрощает процесс сканирования, не говоря уже о возможности избавиться от кип бумаг в портфеле. Работа в дороге эффективна только тогда, когда вся необходимая информация у вас под рукой, а бумажные оригиналы лежат в сейфе в вашем офисе.

Примеры

Аудиторы могут использовать мобильные сканеры при работе в офисе клиента, чтобы не возить с собой папки документов.

Цифровые технологии доказали свою ценность и в суде. Зачастую юристы считают сканирование недостаточно надежным способом архивирования, однако они часто сканируют документы, чтобы иметь к ним доступ в зале суда.

Цифровой документооборот способен обеспечить экономию производственным предприятиям — и безусловно порадовать их сотрудников, которым больше не нужно будет возить с собой тяжелые портфели. Представьте себе такую ситуацию: некий производитель предлагает изготовленные на заказ грузоподъемники. В случае поступления заявки на техническое обслуживание механикам потребуется «прихватить с собой» полный комплект чертежей и технических спецификаций. Технология сканирования на мобильные устройства позволяет обойтись без бумажной документации. Персонал может в любое время получить доступ к производственным данным для любой модели со своих мобильных устройств, а затем объединить служебные документы в цифровой клиентский файл. Любой сотрудник, которому затем понадобится эта информация, сможет быстро получить ее.

Мобильные сканеры — в авангарде ИТ-отрасли

Чтобы сканирование в дороге стало действительно простым и удобным, решение для сканирования должно удовлетворять определенным требованиям. Разумеется, подобный сканер должен быть компактным, чтобы уместиться в сумке для ноутбука. Далеко не всегда в пути у вас под рукой есть розетка — поэтому ваш сканер должен иметь возможность получать питание через интерфейс USB. Еще одним плюсом могла бы стать возможность обрабатывать, передавать, классифицировать и индексировать документы аналогично тому, как это делают более крупные стационарные сканеры. Также надо позаботиться о том, чтобы ваш электронный помощник «умел» интегрировать документы в приложения Google Docs, Evernote, Salesforce CRM, Salesforce Chatter или SugarSync. Для этого ваше решение для сканирования должно поддерживать сканирование в облачные приложения.

Наконец, было бы полезно вызывать функции одним нажатием кнопки. Клаус Шульц: «Сканеры ScanSnap S1100 исключительно удобны в управлении, поэтому не требуют отдельного обучения. Теперь сканировать и работать с документами в дороге так же просто, как в офисе».

Это еще не все…

Современные пользователи особенно ценят решения, которые не требуют настройки вручную. Когда речь идет о сканерах, это означает, что сканер должен «уметь» автоматически распознавать формат бумаги в диапазоне от DIN-A4 до DIN-A8, поддерживать бумагу различной плотности, автоматически удалять пустыне страницы, обрезать файлы до их реального размера и настраивать яркость, контрастность и цвет индивидуально для каждого файла. В идеале сканер должен быть способен обрабатывать документы DIN-A3 в стопке бумаг формата DIN-A4. Кроме того, было бы полезно, если бы мобильный сканер мог преобразовать печатные документы в файлы Word или Excel нажатием одной кнопки, чтобы интегрировать их в цифровой документооборот (сканирование в процесс).

Кроме того, решения для сканирования должны обеспечивать все необходимое для организации документов. Например, в них должны быть предусмотрены органайзер, функция прямой отправки в папку, а также возможность создания файлов PDF с возможностью поиска по тексту. Они должны поддерживать сканирование в Microsoft Word, Excel, PowerPoint и SharePoint. В качестве дополнительных преимуществ можно указать функцию передачи отсканированных визиток в специальное программное обеспечение (например, CardMinder) и их интеграции с облачными приложениями, такими как GoogleDocs, Evernote или Salesforce.

Сканеры ScanSnap наглядно доказывают, что богатая функциональность не обязательно означает сложное меню. Клаус Шульц: «Я могу выделить три основных фактора, важных для пользователя: возможность оцифровать документ и передать его в то или иное приложение одним нажатием кнопки; удобство использования и отсутствие необходимости в обучении. Наши модели в полной мере удовлетворяют этим трем требованиям».

Безопасность превыше всего

Сегодня безопасность мобильных технологий становится одним из основных вопросов на рынке средств мобильной связи. Этот вывод подтверждается аналитиками Lünendonk (Кауфбойрен, Германия). Согласно их обзору перспектив мобильных технологий в 2010–2011 гг., в будущем — на фоне появления мобильных IP-сетей и роста скоростей беспроводных сетей — фактор безопасности станет еще более важным. Кроме того, сложность сетей, разнообразие конечных устройств, протоколов и технологий доступа создают новые уязвимости.

Именно поэтому современные решения для сканирования в облако и сканирования на мобильные устройства должны обеспечивать следующее:

• Безопасное хранение документов. Отсканированные документы должны автоматически защищаться от несанкционированного доступа многоразовым или одноразовым паролем. Например, при создании файла PDF с помощью ScanSnap новый файл защищается паролем.
• Защита от несанкционированного доступа или шпионажа. Облачные системы хранения должны поддерживать передачу через протокол SSL.
• Защищенная инфраструктура: резервирование серверов, на которых размещаются облачные службы.

Многие облачные приложения — такие как SugarSync — поставляются со встроенными функциями защиты данных. Защищенный веб-сайт SugarSync непрерывно сохраняет файлы, пока пользователь работаем над ними. После передачи данных на сервер SugarSync они шифруются с использованием 128-битного стандарта AES.

Средства сканирования для компаний любого размера

Многие предприятия уже открыли для себя преимущества современных решений для сканирования. Они выбирают продукцию поставщиков, хорошо зарекомендовавших себя на рынке. Согласно исследованию, проведенному infoSource, PFU, дочерняя компания Fujitsu, является лидером на европейском рынке документ-сканеров для профессиональных пользователей и рабочих групп.

PFU разрабатывает, производит и реализует документ-сканеры во всем мире уже более 20 лет. Компания полностью сконцентрирована на производстве сканеров, что позволило ей накопить огромный опыт в этой области. Сегодня весь этот опыт доступен заказчикам PFU. Среди клиентов PFU — компании самого разного размера, от промышленных гигантов до индивидуальных предпринимателей.

Сотрудничество с независимыми поставщиками ПО и партнерами позволило максимально расширить функциональность устройств PFU, которые сегодня поддерживают даже облачные технологии. Специалисты PFU непрерывно изучают рынок облачных решений. Благодаря сотрудничеству с поставщиками средств цифрового архивирования PFU может помочь мобильным пользователям без лишних сложностей интегрировать бумажные документы в цифровой документооборот. Цель компании — помочь клиентам максимально эффективно использовать информацию в любое время и в любом месте, в том числе и в дороге.

 Решения PFU позволяют напрямую передавать отсканированные документы в различные приложения и системы.

... Google Docs

Это веб-приложение для обработки текста, электронных таблиц, создания презентаций, форм и рисунков позволяет пользователям совместно работать с документами, размещенными в облаке. Все пользователи могут просматривать изменения в режиме реального времени. Google Docs позволяет «сохранять в Интернете» файлы любого типа.

... Evernote

Приложение Evernote позволяет управлять заметками, адресами и графиками в облаке и синхронизировать их с портативными цифровыми устройствами. Версии для смартфонов на базе Windows, Mac, iPhone и Android, а также наличие веб-приложения гарантируют доступность информации независимо от платформы.

... Salesforce CRM и Chatter

Это облачное приложение для сотрудников отделов продаж — и не только — позволяет «встроить» контактные данные и документы, например визитные карточки, в цифровой документооборот системы CRM. Salesforce Chatter предлагает деловым пользователям аналог социальной сети для обмена данными.

... SugarSync

SugarSync помогает наилучшим образом организовать документы — и совместную работу над ними! Эта облачная платформа для работы с файлами позволяет пользователю хранить свои данные «в своей учетной записи» в облаке. Все данные доступны практически мгновенно.Сегодня никакой «мобильный офис» невозможен без надежного и быстрого интернет-соединения. Если пользователь сохранит файл на нескольких устройствах (например, на ПК, планшете и смартфоне), а затем изменит его на одном из них, файл будет автоматически обновлен на других устройствах. Приложение SugarSync доступно для Windows, Mac, iPhone/iPod Touch, BlackBerry, Android, Windows Mobile и Symbian.

... TMS Archiv

Компания PFU в сотрудничестве с поставщиком программного обеспечения Tec Media Services из Германии разработала функцию сканирования в облачную платформу TMS Archiv. Это решение позволяет небольшим и средним предприятиям надежно хранить свои документы, а также обеспечить к ним доступ — с ПК, планшета и смартфона — в любой момент.

... Xambox

Сотрудничество с французским поставщиком Xamance позволило PFU создать комплексное решение, использующее сканер Fujitsu ScanSnap и ПО для архивирования Xambox. Пользователь может отсканировать бумажные документы, автоматически расклассифицировать их с помощью программного обеспечения Xambox, сохранить в облаке, а затем при необходимости получить к ним доступ со смартфона, ПК или Mac.

... SecDocs

Другой партнер Fujitsu, FTS, принял участие в разработке решения для передачи документов в SecDocs для архивирования.

...Сканирование на планшет

Кроме того, Fujitsu и FTS разработали решение для цифровой подписи большого объема документов. Это мобильное решение включает компактный сканер ScanSnap S1100 и планшетный ПК Stylistic Q550.