«1С:Предприятие 8» поселилось в одном из крупнейших отелей Новосибирска – «River Park Hotel»

«River Park Hotel» предлагает своим гостям комфортное проживание в непосредственной близости от делового центра Новосибирска, услуги ресторана, кафе-бара, летнего бара, конференц-услуги а также полный комплекс дополнительных услуг: трансфер, камера хранения, бесплатная круглосуточная стоянка, химчистка, тренажёрный зал и солярий, салон красоты и сауна, кабельное телевидение, собственный парк автомобилей (аренда), доставка от и до станции метро «Речной вокзал» фирменным автобусом, отправка и доставка корреспонденции, заказ билетов. Численность персонала организации составляет порядка 300 человек.

Осенью 2010 года руководство предприятия приняло решение о замене существующей информационной системы более современными, надежными и функциональными программными средствами для ведения регламентированного учета и подготовки отчетности. С этой целью были приглашены специалисты компании «Сиринт», многолетний опыт сотрудничества с которыми убедил сотрудников ОАО «Ривер Парк» в высоком качестве оказываемых услуг.

Проведенное перед началом проекта исследование показало, что требуется решить ряд важных задач, которые выполнялись полностью или частично вручную:

• Предоставить возможность автоматизированного формирования регламентированной отчетности;
• Автоматизировать расчет стоимости списания горюче-смазочных материалов, который велся при помощи программных средств «Microsoft Office Excel»;
• Реализовать обмен данными между новой учетной системой и существующими специализированными программными средствами.

Для этих целей был выбран комплект программ, состоящий из типовых продуктов «1С:Бухгалтерия предприятия 8, ред. 2.0» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8, ред. 2.5».

Специалистами ООО «Центр Автоматизации и Консалтинга «Сиринт» осуществлен перенос данных из заменяемых систем на базе «1С:Предприятие 7.7», настроены программные продукты и произведено обучение пользователей системы.

Автоматизация процесса сбора и представления регламентированной отчетности внедрена в рамках подсистемы бухгалтерского учета. Специалистами компании «Сиринт» проведена работа по автоматизации учета денежных средств: наличных и безналичных расчетов с аналитикой по видам выручки от текущей деятельности (агентское вознаграждение, гостиничная услуга, реализация товара в барах, услуги сауны и др.). Стандартными средствами конфигурации «1С:Бухгалтерия предприятия 8» реализовано отражение операций интернет-эквайринга (прием к оплате платежных карт через Интернет) и оплаты кредитными картами. Автоматизирована возможность выдачи денежных средств подотчет.

Механизм автоматизированного учета основных средств позволяет отражать операции приобретения, модернизации, ремонта и списания на основе дефектных ведомостей. В качестве нематериальных активов ОАО «Ривер Парк» обладает зарегистрированным товарным знаком, операции по которому также автоматизированы.

В предприятии числятся около 10 автомобилей, которые совершают ежедневные рейсы для обеспечения нужд гостиницы или сотрудников. По общепринятым методикам на каждый рейс оформляется путевой лист (добавлен печатной формой к стандартным документам), в котором фиксируются следующие параметры: пробег на начало и окончание рейса, остаток топлива на начало и окончание рейса, расход топлива по нормативам и фактический, сведения о заправках автомобиля.

Характерной особенностью реализации гостиничных услуг, отраженной во внедренной информационной системе, является то, что все взаиморасчеты по гостиничным услугам ведутся в разрезе выставленных счетов (бронь). Достаточно часто встречается ситуация, когда один постоялец выезжает, не потратив полностью весь аванс, а контрагент хочет использовать остаток денежных средств для оплаты проживания другого сотрудника. В таком случае требуется перенести задолженность с одной «брони» на другую. При этом если сумма авансовая и перенос проводится, например, по письменному уведомлению контрагента, проводка делается по счету 62.2, если перенос производится по факту выезда постояльца, проводка делается по счету 62.1.

Реализован обмен данными системы бухгалтерского учета с программным продуктом «R-Keeper StoreHouse», предназначенным для складского учета продуктов питания. В части кадрового учета при помощи типовых программных средств программного продукта «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» автоматизированы такие операции, как прием сотрудников на работу, увольнение, кадровое перемещение, выход в отпуск, командировки, подрядные работы. Для управленческих целей требуется получать данные о среднесписочной численности сотрудников, текучести кадров по подразделениям, о сотрудниках пенсионного возраста, об образовании сотрудников.

Для учета фактически отработанного времени в организации ведутся табели учета рабочего времени. Эту информацию в систему вводят сотрудники кадровой службы. Кроме данных табелей регистрируются данные об «отклонениях» от нормы рабочего времени, например: невыходы, командировки, больничные, отпуска. По результатам ввода данных о фактически отработанном времени, у пользователей существует возможность получить заполненную печатную форму «Т-13 Табель учета рабочего времени».

Расчет заработной платы и сопутствующих налогов происходит автоматически с возможностью контроля пользователем правильности расчета.

В результате внедрения программного продукта решены все поставленные задачи и достигнут желаемый результат:

• Регламентированная отчетность формируется в автоматическом режиме, в том числе, налог на прибыль;
• Автоматически распределяются затраты;
• Расчет стоимости списания горюче-смазочных материалов происходит автоматически;
• Ведется учет НДС с авансов;
• Контроль штатного расписания и формирование трудовых договор осуществляется в автоматическом режиме;
• Реализован обмен данными с программой «R-Keeper StoreHouse».

Автоматизировано 20 рабочих мест.