В СПбГУСЭ началось внедрение решения Галактика Управление вузом

Весной 2010 года стартовал основной этап реализации проекта автоматизации в Санкт-Петербургском государственном университете сервиса и экономики (СПбГУСЭ) - внедрение системы Галактика Управление вузом. Плановая продолжительность ввода системы в эксплуатацию  ориентировочно составит 1,5-2 года.

Длительное время в этом университете, как и во многих других вузах страны, автоматизировались лишь отдельные  процессы - учет кадров, работа коммерческого отдела, бухгалтерии, учебного отдела. Применение отдельных программ для автоматизации различных процессов вызывало целый ряд проблем: слабую координацию с филиалами, нестыковки данных по штатному расписанию и кадрам, сложности с учетом договоров, финансов и госконтрактов, отсутствие единой системы учета студентов и документации. Новая команда руководителей вуза приняла решение о совершенствовании системы управления университетом и построении единого информационного пространства вуза.  

Для этого была создана служба автоматизации деятельности университета. Ее основной задачей стало создание единого информационного пространства в виде совокупности баз и банков данных, функционирующих на основе единых принципов и по общим правилам, обеспечивающим информационное взаимодействие всех подразделений вуза, сотрудников и обучающихся.

Проект автоматизации СПбГУСЭ был начат осенью 2009 года. В качестве инструмента автоматизации управления было выбрано комплексное отраслевое решение Галактика Управление вузом, построенное на базе системы Галактика ERP. Поставщиком услуг по контракту стало Северо-Западное отделение корпорации «Галактика».

Решение Галактика Управление вузом включает в себя отработанные методики и интегрированные аналитические средства для стратегического и оперативного управления, обеспечивающие управление деятельностью вуза, его структурными подразделениями и удаленными филиалами. Галактика Управление вузом полностью учитывает требования законодательства к отраслевой информационной системе в сфере образования и соответствует концепции создания интегрированной автоматизированной информационной системы Министерства образования.

«При выборе ERP-системы для СПбГУСЭ было важно, что решение корпорации «Галактика» имеет развитые средства доработки, модификации и интеграции с другими программными продуктами; сертифицированные средства защиты информации; возможность масштабирования с учетом территориально-удаленных филиалов и представительств вуза. - рассказывает проректор по учебной работе университета Евгений Лубашев. - Важный фактор в пользу «Галактики» - применение отработанных методик ведения проектов комплексной автоматизации, наличие собственного специализированного Экспертного центра по работе с вузами на базе Северо-Западного отделения корпорации «Галактика», опыт внедрения  решения в других вузах РФ».

После комплексного обследования бизнес-процессов СПбГУСЭ и его филиалов, весной 2010 года стартовал основной этап реализации проекта - внедрение системы Галактика Управление вузом на площадках СПбГУСЭ, расположенных в Санкт-Петербурге.

Среди первоочередных задач автоматизации СПбГУСЭ: управление учебной деятельностью; управление контингентом обучающихся; штатное расписание и кадровый учет сотрудников; управление договорами и госконтрактами; управление бюджетами, управление финансами многофилиальной структуры; управление научной деятельностью, учет НИР; управление аудиторным и жилым фондом вуза; управление транспортом, капитальным строительством и ремонтами; электронный документооборот и контроль исполнения поручений; создание единого информационного портала вуза.

Параллельно с ERP-системой в СПбГУСЭ приступили к внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Работы по внедрению и интеграции СЭД с системой Галактика ERP выполняет Северо-Западное региональное отделение корпорации «Галактика».

Основным ожидаемым результатом создания автоматизированной информационной системы управления университетом на базе решения Галактика Управление вузом и СЭД является повышение эффективности управления деятельностью университета по всем направлениям и во всех подразделениях, в том числе филиалах и представительствах. Это обеспечивается за счет предоставления руководству и сотрудникам университета полной, оперативной и детализированной информации для анализа деятельности и своевременного принятия решений; снижения трудоемкости обработки и сокращения сроков представления информации; повышения достоверности данных и уменьшения зависимости от конкретных физических лиц; улучшения взаимодействия сотрудников университета и повышения исполнительской дисциплины.