Видеоконференцсвязь станет основным способом делового общения к 2016 году

Видеоконференцсвязь становится основным средством делового общения

Результаты опроса говорят о том, что видеоконференцсвязь приобретает все большую популярность в деловой среде по всему миру.  Видеовстречи занимают третье место в рейтинге средств делового общения — им отдают предпочтение 47% респондентов, в то время как 89% респондентов чаще пользуются электронной почтой и 64% респондентов — голосовой конференц-связью. В той же выборке 52% участников считают, что в течение следующих трех лет видеоконференцсвязь станет их главным средством делового общения, 51% респондентов в основном будет пользоваться электронной почтой, а 37% — голосовой конференц-связью.  Те, кто пользуются видеоконференцсвязью, назвали три главных преимущества этого средства общения: более продуктивное взаимодействие специалистов из разных территориальных подразделений компании (54%), более ясное понимание обсуждаемых тем (45%) и более результативные встречи (44%).

На сегодняшний день 76% руководителей пользуются видеоконференцсвязью на работе, и 56% из них участвуют в видеовстречах не реже одного раза в неделю.  Исследование показало, что в Бразилии, Индии и Сингапуре эти показатели существенно выше: более двух третей респондентов из этих стран пользуются видеонференцсвязью не реже одного раза в неделю.

Кроме того выяснилось, что 83% респондентов (более 90% из них в возрасте от 20 до 40 лет) пользуются средствами видеосвязи потребительского класса дома, и более половины всех респондентов общаются с помощью видеосвязи дома не реже одного раза в неделю.

«Популярность видеоконференций для общения с родными и близкими растет, особенно среди занятого населения поколений 1980-ых и 1990-ых годов. Это мощная сила, способствующая распространению средств видеосвязи для сотрудничества в деловой среде, — говорит Джим Крюгер, исполнительный вице-президент и директор по маркетингу решений корпорации Polycom. — Чтобы видеозвонки использовались для делового общения так же часто, как для общения с близкими, необходимо сделать их простыми в использовании, обеспечить высокое качество связи и безопасность корпоративного класса. Кроме того, пользователи должны быть готовы принимать во внимание культурные различия, когда они общаются с людьми из других стран.  Мы видим, что видеоконференцсвязь позволяет наладить сотрудничество между компаниями из разных уголков мира, повысить продуктивность и вовлеченность сотрудников, ускорить вывод продукции на рынок, и даже спасать жизни».

По данным исследования, 75% респондентов участвуют в видеоконференциях, сидя за своим компьютером или ноутбуком, 48% видеовстреч проходят в конференц-залах, а 42% респондентов предпочитают пользоваться для этой цели мобильными устройствами.  Видеоконференцсвязь завоевывает популярность. Согласно прогнозам, через три года 72% пользователей по-прежнему будут проводить видеозвонки со своих компьютеров и ноутбуков, 55% пользователей — с мобильных устройств, а 51% — посещать конференц-залы.

Рекомендации по организации видеоконференций

Опрос позволил собрать ценные сведения о том, какие условия, по мнению участников видеоконференций, необходимы для организации идеальной видеовстречи и что их больше всего отвлекает во время обсуждения.

Три важнейших условия идеальной видеоконференции:

• все участники отчетливо слышат друг друга (68%);
• используется интуитивно понятная и простая технология (60%);
• есть хороший зрительный контакт с коллегами, все участники прекрасно видят друг друга (58%).

Участникам видеоконференций мешает, если:

• во время встречи отключается мобильный телефон (58%);
• сотрудники выходят на связь в неподходящих условиях — из транспорта, магазина (52%);
• сотрудники занимаются несколькими делами сразу или отвлекаются — например, набирают что-то на клавиатуре (51%);
• присутствуют фоновые раздражители: музыка, шум, коллеги на заднем плане (50%).

Культурные различия

Исследование Polycom позволило изучить мнение участников видеоконференций из разных стран. Выяснилось, что сотрудники из одной страны могут не обращать внимания на раздражители, которые мешают коллегам из другой страны.

• Внешний вид сотрудников.  Больше всего отвлекает неделовой стиль одежды респондентов из Сингапура, Польши и Индии (26%, 23% и 29% респондентов соответственно), а в Великобритании, России и Нидерландах это беспокоит не более 10% респондентов.
• В Азиатско-Тихоокеанском регионе видеосвязь считается важнейшим инструментом международного бизнеса.  В Азиатско-Тихоокеанском регионе видеоконференцсвязь в основном используется для проведения международных совещаний (в 65% случаев), а также для совещаний с коллегами из той же страны (в 57% случаев).
• Заключение сделок. Индия занимает первое место по использованию видеоконференций для заключения сделок: 60% респондентов из этой страны проводят или готовы проводить видеовстречи для заключения сделок. Второе место занимает Россия с показателем 49%, а третье — Бразилия с показателем 44%. В других странах мира 38% респондентов используют или готовы использовать видеоконференции для заключения сделок.
• Видеособеседования. Видеособеседования для найма на работу наиболее распространены в США, где 32% респондентов используют или готовы использовать для этой цели видеосвязь. За США следует Азиатско-Тихоокеанский регион с показателем 28%.
• Гибкие условия работы. В Европе, на Ближнем Востоке и в Африке респонденты, как правило, пользуются видеоконференцсвязью, чтобы создать гибкие условия работы — это второй по популярности показатель после «взаимодействия с коллегами в разных точках страны».

Профессиональные отличия

В видеовстречах могут участвовать практически все сотрудники, у которых есть мобильное устройство или ноутбук, при этом сотрудники разных бизнес-подразделений используют видеосвязь для разных целей.

• Генеральные директора и учредители в первую очередь пользуются видеосвязью для локальных совещаний (50% респондентов), международных встреч (46%), для заключения новых сделок, коммерческой деятельности, а также для встреч с сотрудниками компании или подразделения (39%).
• Наиболее часто видеосвязью пользуются отделы маркетинга (64% респондентов участвуют в видеовстречах не реже одного раза в неделю), за ними следуют отделы ИТ и административные департаменты (62% респондентов участвуют в видеовстречах не реже одного раза в неделю). Тем не менее, когда дело доходит до ежедневного использования видео на работе, самыми активными здесь являются отделы управления персоналом (32% опрошенных отмечают, что они используют видеосвязь ежедневно), а затем отделы продаж (28% респондентов говорят о ежедневном использовании видеоконференций).
• ИТ отделы и отделы поставок чаще всего (в 61% случаев) используют видеосвязь для встреч с заграничными коллегами, а 58% респондентов используют или готовы использовать видеосвязь, чтобы иметь визуальный контакт при совместной работе с коллегами из других стран. Результаты исследования показали, что именно эти два отдела чаще пользуются видеосвязью для международных совещаний, чем для совещаний с местными подразделениями.

Вне зависимости от занимаемой должности, все респонденты в первую очередь пользуются видеосвязью для совещаний внутри офиса, и во вторую — для совещаний с коллегами из других стран. Большая часть респондентов признала, что при проведении видеоконференций важно попытаться понять культуры других стран (97% респондентов), а 89% опрошенных рекомендуют установить правила этикета, чтобы видеовстречи были более эффективными.

Чтобы помочь компаниям лучше ориентироваться в этих отличиях и сделать видеоконференции более эффективными, корпорация Polycom разработала Руководство Polycom: сотрудничество между представителями разных стран. Это содержательное пособие рассказывает читателям о тонкостях ведения бизнеса в разных странах мира.  Руководство выходит в рамках серии новых материалов для руководителей всех отделов организаций — от ИТ до отдела кадров и первых лиц компании. В нем описывается, как видеосвязь позволяет преодолевать расстояния, а также быстро и эффективно достигать поставленных целей. Для того чтобы узнать больше посетите сайт: www.polycom.com/defydistance.

<Примечания для редакторов

Опрос Всесторонняя оценка: использование и перспективы деловых видеоконференций проводился исследовательской компанией Redshift Research по заказу Polycom.

В нем приняли участие 1205 руководителей из 12 стран: из Великобритании, Франции, Германии, России, Польши, стран Бенелюкса, Бразилии, США, Индии, Сингапура и Австралии. Опрос проводился с 25 августа по 9 сентября 2013 года. Под термином «руководитель» в исследовании понимается менеджер, директор или владелец компании, уполномоченный принимать решения.