Антон Марреро: электронный документооборот экономит в организации $300 тыс. в год

— Информация в бумажном архиве труднодоступна: нужно идти в архив и искать документ, что занимает от получаса до нескольких дней. Фактически, теряется время, которое в наше время стоит очень дорого. — В среднем в год на поиск или сбор данных сотрудник тратит 8,8 часа в неделю (целый рабочий день!), а компания в которой он работает, по данным консалтингового агентства IDC в расчете на одного сотрудника, в год теряет на этом $14209. Если с документами в организации работает, к примеру, 200 человек, потери составляют порядка $300 тыс. в год (с учетом расходов на печать). — Это очень много, — говорит Антон Марреро.

Именно для того, чтобы полностью решить обозначенные выше проблемы и были разработаны системы электронного (безбумажного) документооборота (СЭД), среди которых одним из лучших решений является программный комплекс серии Megapolis, разработанный компаниями консорциума Intecracy Group.

Из презентации Антона Марреро:

1. 30% рабочего времени уходит на поиск и согласование документов;
2. 6% документов теряются и потом уже не находятся вообще;
3. Практически каждый внутренний документ в компании копируется до 20 раз;
4. Без СЭД производительность труда сотрудников снижается на 20-25%;
5. Содержать архив электронных документов на 80% дешевле, чем бумажный<

Система электронного документооборота Megapolis.DocNet создана на основе концепции ECM (EnterpriseContentManagement) и поддерживает полный жизненный цикл управления документами и автоматизацию бизнес-процессов любого уровня сложности. Megapolis.DocNet позволяет автоматизировать процессы создания, согласования, утверждения, учета, хранения, поиска и контроля выполнения входящих, исходящих и внутренних документов организации. Результат – повышение эффективности работы финансовой компании в 5-6 раз. Кроме того, система является web-ориентированным приложением, что дает возможность работать в ней сотрудникам компаний из любой точки планеты, где есть доступ в Интернет с помощью современных мобильных устройств (телефонов/смартфонов, планшетов, ноутбуков/нетбуков и даже SmartTV).

— Интерфейс является очень простым и понятным, а процесс обработки документов – максимально гибким. В результате работа с электронными документами в системе Megapolis.DocNet мало чем отличается от процесса работы с бумажными аналогами (визирование, подписание, рассмотрение), — говорит Антон Марреро, — фактически, специалисты Intecracy Group создали одну из лучших систем электронного документооборота на рынке.