Digital Design обследовала документооборот в ГУИОН

Николай Абельдяев, руководитель управления информационных технологий, ГУП «ГУИОН», рассказывает: «Существующая в ГУП «ГУИОН» СЭД устарела в моральном плане, она  имеет слишком ограниченный функционал и неудобна с точки зрения интерфейса. Именно поэтому мы приняли решение о проведении полного обследования действующей системы и последующем внедрении новой СЭД. Нам важно организовать грамотные процессы межфилиального обмена документов, это одна из наших первоочередных задач. Кроме того, система должна будет обеспечить построение единых процессов документооборота, сделать делопроизводство прозрачным, а также усилить контроль исполнительской дисциплины».

Эксперты Digital Design осуществили аудит в Управлении и филиалах ГУП «ГУИОН», в рамках которого провели интервью с ключевыми сотрудниками предприятия, изучили всю документацию и обследовали старую систему документооборота на базе Lotus Domino. В ходе работ специалисты проанализировали бизнес-процессы с привязкой к используемым информационным системам и составили описание действующей ИТ-инфраструктуры. На основании результатов обследовании были сформированы функциональные требования к системе и разработано техническое задание на внедрение системы электронного документооборота на базе DocsVision 4.5. При этом учитывался опыт Digital Design по внедрению СЭД в различных органах государственной власти и компаниях сферы услуг, таких как Министерство экономического развития РФ, Министерство регионального развития РФ, Высший Арбитражный Суд  РФ, «Сбербанк России», «Первая грузовая компания» и других.

СЭД автоматизирует работу около 100 пользователей. Она обеспечит в Управлении ГУП «ГУИОН» такие процессы, как регистрация, рассмотрение и исполнение входящей и исходящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка, согласование и подписание проектов,  работа со служебными записками и поручениями генерального директора, а также включит функции контроля исполнительской дисциплины. Будут созданы процессы согласования произвольных документов (например, положений, процедур, технических заданий) по произвольному маршруту, не требующему регламента. Кроме того, планируется реализовать взаимодействие с филиалами ГУП «ГУИОН», где СЭД будет выполнять аналогичные функции. Переход на платформу DocsVision планируется провести в два этапа. Сначала в новую систему будет перенесен существующий функционал СЭД, реализованный в Lotus Domino. На втором этапе специалисты Digital Design реализуют дополнительные возможности, в частности, в области автоматизации бизнес-процессов. СЭД планируется внедрить во всех подразделениях ГУП «ГУИОН» до конца 2012 года.

Олег Грешнев, директор департамента корпоративных систем, Digital Design, комментирует: «Когда речь идет о масштабном внедрении СЭД на таких крупных предприятиях, к которым, в частности, относится ГУП «ГУИОН», очень важно предусмотреть все детали, чтобы новая система максимально отвечала всем предъявляемым требованиям. Поэтому в такой ситуации грамотным решением является проведение тщательного анализа действующей СЭД и детальная проработка технического задания, где подробно описываются будущие процессы. На основе этой информации выбирается платформа для автоматизации документооборота – так, чтобы она максимально соответствовала инфраструктуре заказчика: если она построена на продуктах Microsoft, то и СЭД должна максимально эффективно в нее встраиваться, и так далее. Кроме того, необходимо учитывать перспективы развития – как бизнес-процессов компании, так и самой платформы автоматизации».