Большинство организаций выбрасывают деньги на печать

Основными выявленными проблемами «нерегулируемой» печатной инфраструктуры стали:

• избыточная плотность печатных устройств в офисных зонах – в некоторых случаях, до одного принтера на одного сотрудника;
• наличие печатных устройств одного класса, но нескольких брендов, что повсеместно приводит к необходимости закупки нескольких наименований расходных материалов;
• наличие никем неконтролируемых печатных устройств и МФУ, расположенных в коридорах и открытых зонах офиса;
• повсеместное использование прямой печати вместо сетевой, что не позволяет службам информационной безопасности контролировать работу с печатными устройствами.

Таким образом оказалось, что типичный петербургский офис буквально набит принтерами и МФУ разных марок, на которых за счет компании и в отсутствие всякого контроля печатают все, кому не лень.

По результатам проведенного аудита печати, специалисты компании «Графические Технологии» рекомендовали следующий набор мер по модификации печатной инфраструктуры:

• замену групп низкопроизводительных принтеров, установленных в одном помещении на одно высокопроизводительное сетевое МФУ производства компании HP с передачей старых устройств в Trade-In;
• ликвидацию незакрепленных за конкретными подразделениями компании печатных устройств;
• переход на сетевую печать с использованием программного обеспечения Web Jet Admin, позволяющего контролировать объем и перечень документов, отпечатанных каждым сотрудником, а также дистанционно следить за состоянием всех сетевых устройств;

По оценкам менеджера проекта «Аудит печати» компании «Графические Технологии» Дмитрия Товстопята, общее количество устройств после модификации печатной инфраструктуры сокращается более, чем в 3 раза, а стоимость отпечатка снижается на 20-25%. Представители заказчиков проектов аудита печатной инфраструктуры также возлагают большие надежды на введение персонального контроля за печатью, что по их словам позволит сократить общий объем печати на 30-40%, а также усилить контроль за распространением конфиденциальной коммерческой информации.