«Интелком» успешно внедрил 1С в 40 Департаментах КАМАЗа

ОАО "КАМАЗ" - крупнейшая автомобильная корпорация Российской Федерации. Предприятие занимает 13-е место среди ведущих мировых производителей тяжелых грузовых автомобилей и 8-е место в мире по объемам выпуска дизельных двигателей. В подразделениях и организациях компании работает свыше 45 000 сотрудников.

Ранее учет на предприятии велся с использованием разнородных систем и электронных таблиц, что не позволяло оперативно получать необходимую информацию, требовало значительных трудозатрат на ввод, поиск и анализ необходимой информации, затрудняло управление крупным автомобилестроительным предприятием.

С целью повышения качества и оптимизации процессов учета всех подразделений и компаний ОАО "КАМАЗ" руководством предприятия было принято решение о создании современной корпоративной информационной системы.

Первоочередной задачей была автоматизация бухгалтерского и налогового учета, сложных и трудоемких расчетов, таких как расчет себестоимости и НДС, формирования отчетности (как регламентированной, так и необходимой для принятия управленческих решений).

Новая информационная система должна была обеспечить:

• централизацию учета в едином информационном пространстве;
• сопоставимость данных бухгалтерского и налогового учета за счет разработки единой системы и методологии отражения данных налогового учета;
• повышение качества и прозрачности процессов учета и оперативности представления данных;
• организацию работы всех подразделений в режиме on-line в соответствии с корпоративными стандартами;
• формирование эффективной системы взаимодействия между различными подразделениями предприятия;
• сокращение трудозатрат на ввод и обработку документов, исключение дублирования при вводе данных;
• формирование различных управленческих отчетов, возможность оперативного анализа финансовых сведений до момента завершения учетного периода.

Кроме того, нужно было решить комплекс организационных и методических проблем, присущих крупному холдингу со сложной оргструктрурой при переходе на новую корпоративную систему учета, сформировать единый для всех подразделений стандарт работы с информационной системой, подготовить методическое обеспечение для автоматизации наиболее сложных участков бухгалтерского и налогового учета.

Было принято решение о внедрении комплексной системы "1С:Управление производственным предприятием 8" (1С:УПП). Партнером по внедрению была выбрана группа компаний "Интелком", имеющая успешный опыт внедрения решений "1С" на крупных предприятиях сложной холдинговой структуры.

Внедрение и разработка выполнялись по "Технологии Быстрого Результата". Каждый месяц, начиная с января 2010 года, увеличивалось число подразделений, приступивших к работе в "1С:УПП". Для незамедлительного решения всех вопросов и затруднений, возникающих в процессе внедрения, непосредственно в программе был создан модуль оперативного учета заявок пользователей, что позволило в максимально сжатые сроки вносить в систему необходимые изменения, своевременно устранять проблемы и затруднения пользователей различных департаментов. Это позволило максимально сократить сроки выполнения проекта, в рамках которого система внедрена в 40 департаментах ОАО "КАМАЗ" и в общей сложности автоматизировано 300 рабочих мест, а также проведено обучение всех пользователей.

В ходе внедрения выработан единый стандарт для ввода и обработки учетных данных.

Для каждой группы пользователей в программе разработаны удобные интерфейсы. Система поддержки пользователей и автоматическая проверка вводимых данных позволяет подключать к системе сотрудников даже с минимальным уровнем компьютерной грамотности.

Новая система позволила значительно сократить объем ручной учетной работы. Ранее первичные документы создавались подразделениями вручную в бумажном виде, а затем передавались в бухгалтерию, где уже вносились в различные учетные программы. Таким образом, один и тот же документ проходил до 10-ти этапов ручной обработки разными отделами и подразделениями.

Теперь первичные документы формируются на местах возникновения в департаментах сразу в "1С:УПП". Бухгалтеры, также работающие в "1С:УПП", сразу же видят и проверяют эти документы, не тратя время на повторный ввод информации в систему. Это значительно облегчило работу и Центральной бухгалтерии, и департаментов. Благодаря переходу на безбумажную технологию оптимизированы многие бизнес-процессы учета, а в части промежуточных бухгалтерских операций необходимость просто отпала. Если ранее большая часть времени бухгалтеров уходила на операторскую работу, то теперь они могут заниматься анализом.

В настоящее время, вся необходимая информация представлена в единой системе. Оперативную информацию (о состоянии запасов, взаиморасчетов и т. д.) можно получать сразу в режиме реального времени, не дожидаясь закрытия месяца, подготовки отчетов вручную. В результате сократились транзакционные издержки, уменьшилось время, необходимое на обработку большого объема сведений и формирование отчетности. Минимизированы трудозатраты на подготовку и проверку бухгалтерских данных, повысилось качество учета, без задержек выполняются операции по закрытию месяца.

Упростилось и ускорилось формирование регламентированной отчетности на всех этапах. Создано более 200 специализированных форм регламентированной отчётности, которые позволяют детализировать показатели до первичных документов и расшифровки к отчетам. Автоматически и с учетом корпоративных требований формируется регламентированная отчетность и расшифровки к ней (Баланс, Отчеты о прибылях и убытках, Изменениях капитала, Движении денежных средств).

Повысилась точность взаиморасчетов с контрагентами. Детализирована информация по дебиторской и кредиторской задолженности, с учетом графиков платежей ведется анализ и контроль краткосрочной и долгосрочной задолженности с разбивкой по периодам. Настроен учет фактических затрат в разрезе подразделений.

Оптимизированы процессы, связанные с определением финансовых результатов деятельности подразделения, а также формированием отчета о прибылях и убытках.

Ускорился и упростился учет доходов и расходов, не связанных с основной деятельностью подразделений ("прочих доходов и расходов").

Все руководители и директора подразделений, автоматизированных в ходе проекта, положительно оценивают внедрение системы "1С:Управление производственным предприятие 8".

Главный бухгалтер ОАО КАМАЗ Андрей Максимов отмечает ключевые преимущества автоматизации для ОАО "КАМАЗ" в целом. "В Центральной бухгалтерии ОАО "КАМАЗ" в 2010 году произошло знаковое событие ‑ внедрение "1С:Управление производственным предприятием 8", ‑ считает Максимов. ‑ В системе работают бухгалтерии 40 департаментов ОАО "КАМАЗ", которые оперативно и в режиме реального времени получают всю необходимую информацию. Стоит отметить, что за последние годы это первый успешный проект такого масштаба в области информационных технологий в ОАО "КАМАЗ". По словам главного бухгалтера ОАО "КАМАЗ", новая система помогла обеспечить соблюдение повышенных требований акционеров к отчетности и вовремя сдать отчетность. Внедрение происходило по "Технологии Быстрого Результата", что позволило добиться эффекта в минимальные сроки.

Директор департамента сводной отчетности ОАО "КАМАЗ" Татьяна Киндер видит улучшения в формировании регламентированной отчетности: "Внедрение в Центральной бухгалтерии ‑ это только первый этап по автоматизации всех учетных подразделений автохолдинга ОАО "КАМАЗ" на базе "1С:Предприятия 8". В рамках данного проекта система внедрена в Бухгалтерии учета подразделений, обслуживающей 40 департаментов компании, в Отделе сводной отчетности и Отделе учета финансовых операций, а также в бухгалтерии Департамента информационных технологий и телекоммуникаций. Эти подразделения на сегодняшний день в режиме on-line ведут бухгалтерский учет и формируют управленческие отчеты с помощью программы 1С".

Руководитель комитета методологии бухгалтерского учета ОАО "КАМАЗ" Татьяна Болотова отмечает гибкость настроек и простоту работы с программами "1С" и эффективность рабочего процесса на их основе: "Бухгалтерский и налоговый учет в корпорации ведется по единой методологии, закрепленной в Учетной политике ОАО "Камаз". Работа всех подразделений в одной системе гарантирует соблюдение единой методологии, минимизируя возможные отклонения.

До внедрения "1С:Предприятия 8" автоматизация отдельных участков бухгалтерского учета была реализована в разнообразных программах. При этом ни одно из автоматизированных решений не обеспечивало комплексной автоматизации, т. е. реализации всей цепочки: от ввода первичного документа до отражения его во всей необходимой отчетности.

Сократились транзакционные издержки – ранее один и тот же документ проходил несколько этапов ручной обработки разными отделами и подразделениями. Сейчас специалист вводит первичную информацию сразу в программе "1С". Бухгалтер же осуществляет функцию контроля. В связи с этим также повысился уровень достоверности данных.

Большое внимание было уделено обучению бухгалтеров работе в системе "1С". Кроме того, любой вновь принятый сотрудник может быстро освоить работу в программе благодаря продуманно разработанному интерфейсу программы, системе информационной поддержки пользователей и автоматической проверке вводимых данных.

При работе в единой системе упрощается методологическая поддержка учета. Достаточно обновить нашу корпоративную систему и, новые правила, изменения в законодательстве сразу же автоматически будут применяться во всех подразделениях нашего предприятия, которые работают в системе, а значит, снижаются налоговые риски".

Заместитель директора Департамента рекламы ОАО "КАМАЗ", Людмила Шустова, выделяет оперативность и достоверность получения информации: "С внедрением программы "1С:Предприятие 8" стало намного легче работать. Сейчас мы остатки товаров видим в режиме on-line, а до этого – только после окончания отчетного месяца. Было очень сложно принимать решения, проводить инвентаризацию, соблюдать норматив запасов, т.к. не всегда мы могли точно знать сумму остатков на складе. Значительно упростилась подготовка оперативных отчетов, потому что все цифры достоверные. Их не надо выверять, звонить, ходить в архив, поднимать первичные документы, это значительно экономит наше время. Впервые появилась комплексная система, в которой быстро и наглядно можно проследить всю последовательность бухгалтерских операций и движения документов. Это очень удобно. Раньше очень много времени мы затрачивали на то, чтобы из одной программы получить информацию о контрагенте, из другой – договор. Сейчас эта программа все объединила и очень быстро в режиме on-line дает все необходимые цифры для принятия управленческого решения".