«1С:Документооборот 8» в «Спецстройсервисе»: от ускорения документооборота – к ритмичному снабжению объектов Спецстроя России

ФГУП «Спецстройсервис» входит в структуру Федерального агентства специального строительства (Спецстроя) России. Основные задачи ФГУП – снабжение оборудованием и стройматериалами объектов строительства.

Чтобы организовать поставку необходимого оборудования и материалов, требуется провести мероприятия от обработки заявок от заказчиков до заключения договоров, включая закупочные процедуры по 223 ФЗ. По каждому проекту необходимо хранить полный пакет документов: начиная с переписки и заканчивая договорами со всеми приложениями к ним. В рамках одного проекта могут заключаться десятки договоров с различными поставщиками.

Ранее информация о проектах хранилась в электронных таблицах в разных подразделениях предприятия. Проверка и анализ этой информации занимали очень много времени. Отчеты, которые получало руководство, не всегда содержали все необходимые сведения, что усложняло контроль состояния дел и поиск путей для оптимизации работы предприятия.

Руководство «Спецстройсервиса» приняло решение организовать хранение всех документов в электронном виде. Для этого требовалась информационная система, позволяющая:

• Хранить и быстро предоставлять сотрудникам достоверную, подкрепленную документами информацию по каждой сделке;
• Контролировать исполнение каждой сделки как с поставщиком, так и с заказчиком в части оплаты поставок.

Для выполнения проекта была приглашена компания «1С-Рарус», имеющая большой положительный опыт внедрения автоматизированных систем на корпоративном рынке. Специалисты компании «1С-Рарус» предложили модель построения системы, при которой единое хранилище документов организуется с помощью программы «1С:Документооборот 8 КОРП». Для получения оперативной информации о ходе исполнения сделок заказчиками и поставщиками эту программу можно было легко интегрировать с программой «1C:Управление строительной организацией 8», которая уже использовалась во ФГУП «Спецстройсервис».

Сегодня система «1C:Документооборот 8 КОРП» охватила 100 рабочих мест в подразделениях предприятия.

Оригиналы документов (переписка и договоры) регистрируются и сдаются в подразделение для сканирования и размещения в программе. В дальнейшей работе используются только скан-копии. Таким образом исключается утеря оригиналов документов и ускоряется процесс доступа к информации.

Благодаря интеграции программ «1С:Документооборот 8 КОРП» и «1С:Управление строительной организацией 8» налажен постоянный обмен данными о контрагентах и хозяйственных операциях для отслеживания исполнения проекта. Это позволяет избегать дублирования работ и обеспечивает полноту информации по проекту. Значительно сократилось время предоставления руководству сведений о ходе выполнения сделок и финансовой информации.

Теперь специалисты ФГУП «Спецстройсервис» значительно быстрее получают полную, подкрепленную необходимыми документами информацию о ходе исполнения проектов.

В программе фиксируются сроки исполнения документов. Система может оповещать ответственных сотрудников, выставлять реперные точки, принудительно переназначать задачи подразделениям. Таким образом предотвращаются просрочки, связанные с человеческим фактором, скоростью обработки информации и принятии управленческих решений.

С.А. Воронцова, заместитель начальника по финансово-экономической работе, отметила:

- В новой системе организовано структурированное хранение информации по проектам. В несколько раз сократилось время поиска необходимого для работы документа. Наконец появилась возможность оперативно отслеживать финансовую сторону по каждому договору, контролировать исполнение проектов. Система позволяет нам отслеживать, на какой стадии выполнения находится каждый договор, оперативно предотвращать просрочки  поставки, отгрузки заказчику и оплат с каждой стороны. Мы планируем дальнейшее развитие системы и увеличение числа автоматизированных мест. Внедрение дополнительного функционала позволит нам отслеживать комплектацию объектов оборудованием и поставку материалов согласно договорной спецификации.