«Стройгазмонтаж» согласовывает бюджет в 3 раза быстрее вместе с «1С:Управление строительной организацией 8» и «1С-Рарус»

Группа компаний ООО «Стройгазмонтаж» входит в число ведущих компаний России, занимающихся строительством в нефтегазовом секторе экономики. Основные направления деятельности организации – строительство промышленных объектов и магистральных газопроводов, газо- и нефтеперерабатывающих производств, обустройство нефтяных и газовых месторождений, газификация субъектов РФ.

Ранее компания вела бюджетирование денежных средств с помощью электронных таблиц. Составление бюджета занимало продолжительное время, в основном за счет трудоемких процессов анализа и внесения изменений. При таком способе ведения бюджетирования было трудно достичь оперативности, требующейся для принятия управленческих решений.

С помощью электронных таблиц также велся контроль исполнения бюджета. Сотрудники центров финансовой ответственности (ЦФО) не имели возможности самостоятельно контролировать исполнение своего бюджета, оплата происходила по бумажным заявкам, для контроля приходилось переносить вручную данные в таблицы из бухгалтерского учета.

Динамичное развитие компании повлекло за собой рост документооборота и движения денежных средств (ДДС) в несколько раз. ООО «Стройгазмонтаж» потребовалось минимизировать на данном участке количество «бумажных» документов и снизить число обращений сотрудников в отдел Казначейства при согласовании платежей и за информацией по оплате. Во время принятия решения в компании успешно проходило внедрение программы «1С:Управление строительной организацией 8» с помощью специалистов «1С-Рарус». Было решено создать систему управления денежными средствами на основе «1С:Управление строительной организацией 8». Планировалось достичь следующих задач:

• Планирование оперативного бюджета ДДС;
• Формирование в электронном виде заявок на планирование и платежи;
• Оперативный контроль превышения плановых сумм по статьям бюджета при формировании заявок на платеж;
• Ведение план-фактного анализа исполнения бюджета ДДС;
• Получение финансовых отчетов оперативного бюджета в различных аналитических срезах (например, по объектам строительства);
• Возможность электронного согласования/ утверждения документов.

В ходе проекта созданы рабочие места финансового и бюджетного контролеров, операциониста, работника финансового отдела. Все сотрудники ЦФО обеспечены доступом к работе с бюджетами в системе. Автоматизировано 350 рабочих мест.

В результате оптимизирован процесс работы с бюджетами:

• Работа с бюджетами теперь ведется в электронном виде. Персонал ЦФО самостоятельно формирует бюджет на каждую статью. Затем с помощью системы он консолидируется в общий бюджет ДДС компании.
• Ускорилось согласование бюджета в 3 раза. Финансовый контролер получил возможность в оперативном режиме корректировать, отклонять и согласовывать бюджет ЦФО. Разработан специальный механизм согласования/ утверждения с хранением истории работы с документом. Предусмотрены возможности для согласования пакетов документов.
• Облегчена работа с согласованным бюджетом. Финансовый контролер нажатием одной кнопки получил доступ ко всему альбому утвержденных в компании бюджетных форм, который включает 28 форм.
• Электронные заявки на расход ДС формируются сотрудниками самостоятельно. Практически исключены обращения в отдел Казначейства: система позволяет получать оперативную информацию о включении заявки в реестр оплат, о дате оплаты и номере платежного поручения.
• Время на подготовку заявок на расходование средств снизилось в 3-10 раз (в зависимости от вида заявки) за счет использования уже имеющихся данных в системе. Это позволяет пользователям формировать большее количество заявок по оплатам поставщику, налогам, заработной плате.
• Время на обработку заявок на расходование ДС и формирование поручений сократилось в 5 раз. Система позволяет видеть остатки по счетам в режиме on-line и поддерживает групповую обработку заявок (установку реестров, счетов оплаты, даты платежа). Платежные поручения создаются автоматически на основании реестров оплат.
• Система позволяет формировать различную отчетность: укрупненные отчеты для руководства; отчеты, требующиеся для планирования оплаты материалов поставки; отчеты финансового отдела («Финансирование по объектам строительства», «Реестр к справке о финансировании объекта», «Справка о состоянии взаиморасчетов по объектам строительства»).
• Информационная система позволяет проводить анализ по сопоставлению планового и фактического бюджета ДДС. Для анализа отклонений от плановых данных предусмотрены функции по группировке данных в любом необходимом аналитическом разрезе.

Комментирует Вера Петровна Тимофеева, Начальник отдела казначейства ООО «Стройгазмонтаж»:

- С появлением автоматизированной системы бюджетирования ДДС информация о финансовом состоянии предприятия стала прозрачной. Это дает руководству доступ к более детальным сведениям на уровне отдельного ЦФО и статьи затрат. Облегчено принятие решений на различных этапах текущего или следующего периода планирования.