«АС Кемерово» сокращает на 50% трудозатраты на ведение учета с помощью «Альфа-Авто, ред.4»

«АС Кемерово» входит в Группу компаний «Сибинпэкс». Официальное дилерство Audi получено в 2008 году. Основной вид деятельности – продажа и сервисное обслуживание легковых автомобилей, а также реализация запасных частей и аксессуаров Audi. Менеджеры отдела продаж, сотрудники сервиса – это высококвалифицированные специалисты с опытом работы в автомобильном бизнесе.

В структуру компании входят отделы:

• Продаж (реализация автомобилей);
• Сервиса (продажа запчастей, гарантийное и постгарантийное обслуживание автомобилей);
• Бухгалтерии.

Хранение и обработка баз данных товаров, услуг, контрагентов и расчетов велись различными отделами компании с помощью разных программ, не объединенных в общую систему. Обмен информацией между подразделениями был организован с помощью бумажных носителей, что создавало необходимость дублирования ввода данных и их анализа. Оперативность и достоверность анализа данных при такой схеме работы были невысокими.

Руководство «АС Кемерово» решило создать новую информационную систему на платформе «1С:Предприятие 8.2», которая позволяла:

• Исключить задвоение учетных операций;
• Объединить базы данных всех отделов;
• Упростить и ускорить проводимый анализ работы;
• Увеличить эффективность труда сотрудников.

Для автоматизации работы отдела продаж и сервиса было выбрано отраслевое решение «Альфа-Авто, ред.4», разработанное специалистами «1С-Рарус» с учетом потребностей автомобильных дилеров. Для автоматизации бухгалтерии – «1С:Бухгалтерия предприятия 8». К реализации проекта по результатам пройденного тестового задания привлекли компанию «СофтТехСнаб» - партнера «1С-Рарус» в городе Кемерово.

Автоматизированы все отделы, входящие в структуру «АС Кемерово», создано единое информационное пространство для ведения учета. Создано 17 рабочих мест для персонала компании.

Отдел продаж ведет учет реализаций автомобилей в «Альфа-Авто, ред.4». Система автоматически формирует готовые договора и приложения к ним из документа «Заказ на автомобиль». Предусмотрены возможности для внесения правок в договора и сохранения документов.  

Отдел сервиса организовал с помощью системы работу по продаже и учету запчастей и расходных материалов: складской учет, заказы и резервы покупателей, взаиморасчеты, ценообразование. Сотрудники ведут в «Альфа-Авто, ред.4» планирование и запись автомобилей на ремонт и обслуживание. Пользователи могут импортировать прямо в заказ-наряд запчасти из автокаталога ETKA, а автоработы – из автокаталогов ELSA и ELSA PRO. Программа помогает планировать ресурсы ремонтной зоны, прием и выдачу автомобилей. Возможность штрих-кодирования заказ-нарядов позволяет вести учет рабочего времени механиков. В зоне приемки автомобилей клиент может просмотреть информацию о приеме-выдаче своего автомобиля, включая фотографию мастера, по широкоформатному телевизору. Это стало возможным благодаря настроенному отчету «Монитор заказчика».

Отдел бухгалтерии в новой информационной системе ведет бухгалтерский и налоговый учет, а также управленческий учет. Сегодня работа подразделения строится следующим образом: все хозяйственные операции сперва регистрируются в программе «Альфа-Авто», откуда затем выгружаются в «Бухгалтерию предприятия 8».

Основным итогом проекта стало оперативное и своевременное получение достоверных данных, на основе которых строится эффективное управление компанией.

В результате автоматизации:

• Сокращена трудоемкость ведения учета на 30-50% на разных участках;
• Исключено дублирование ввода данных, а вместе с ним и возникновение ошибок; за счет этого высвобождено время на выполнение других задач;
• Сокращено время на кропотливое оформление документов клиентам и поиск необходимой информации;
• Повышено качество обслуживания (в том числе и благодаря хранению истории ремонтов с информацией о том, кто делал ремонт, когда, какие запчасти были заменены);
• Сокращены временные затраты сотрудников бухгалтерской службы на подготовку регламентированной отчетности.

Рассказывает Евгений Александрович Кириченко, директор «АС Кемерово»:

- Реализация проекта позволила нам решить все поставленные задачи. Наибольший эффект мы видим в работе сервисных подразделений: удалось облегчить процесс приема автомобиля, составления заказ-наряда, подбор запасных частей, учет взаиморасчетов с заказчиками. Решена такая важная задача, как сокращение времени на создание заказ-нарядов. Ранее сотрудникам отдела сервиса при заполнении заказ-наряда приходилось сначала по VIN-коду автомобиля формировать список необходимых запчастей из специализированного автокаталога ETKA и список необходимых работ из каталога авторабот ELSA. Затем эти данные заносились в программу и включались в заказ-наряд. Сегодня данные автоматически загружаются из ETKA и ELSA в соответствующие табличные части заказ-наряда.

Наши сотрудники отмечают удобство работы в новой системе. Разнообразные проверки при записи документов и элементов справочников помогают исключить некорректное или неполное введение данных. Система подсказывает, выделяя документы специальным цветом, о том, что документ попадает в группу особого внимания или требует особого контроля. Дополнительные настройки позволяют выводить такие визуальные подсказки только тем пользователям, которым они будут полезны (новичкам и др.).