На платформе ЛЕТОГРАФ создан областной электронный архив Кызылординской области Республики Казахстан

Региональные архивы Республики Казахстан обеспечивают хранение и доступ к большому количеству бумажных документов, требуемых для работы Центров обслуживания населения (ЦОН) страны. В десяти архивных учреждениях Кызылординской области (семи в районах и трех в областном центре) хранится более 600 тысяч бумажных документов, объем многих превышает 100 печатных листов, а количество документов постоянно растет. В процессе хранения и эксплуатации архивных документов со временем происходит износ ветхих документов, для восстановления которых приходится проводить реставрационные работы. Достаточно сложной является и задача поиска требуемого бумажного документа в таком массиве информации.

Для оптимизации деятельности областного архива, достижения экономии финансовых, трудовых и временных ресурсов организации, было принято решение осуществить перевод архивных документов в цифровой формат. По завершении проекта поиск предоставление требуемых документов будет происходить практически мгновенно, в то время как до старта проекта данная задача занимала 3-4 рабочих дня.

Победителем конкурса по выбору поставщика программного и аппаратного обеспечения электронного архива было признано ТОО «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан», казахстанский офис российской компании ЛЕТОГРАФ, разработчика и поставщика одноименной системы управления документами.

Перед специалистами ЛЕТОГРАФ была поставлена задача – в сжатые сроки разработать унифицированное проектное решение для автоматизации выполнения типовых операций по работе с документами. Решение должно обеспечить надежное хранение и быстрый доступ к информации посредством веб-браузера с учетом прав доступа.

Функциональные возможности системы электронного архива должны были включать учет и хранение документов различных видов, в том числе электронных образов файлов. Решение должно автоматизировать ввод документов в систему с использованием механизма потокового ввода, а также создание и управление карточками документов и карточками дел архива. Сотрудникам архива требовалась возможность выполнения операций по обслуживанию бумажного архива, в том числе учета, хранения, определения местонахождения, поиска, организация выдачи дел. Электронный архив должен был обеспечить возможность классификации дел с использованием различного вида справочников, предоставить различные механизмы поиска дел и документов, а также построения различных статистических отчетов и отчетных форм.

Эксперты компании «ЛЕТОГРАФ ИТ Консалтинг и услуги Казахстан»реализовали проект за полтора месяца, разработав и внедрив информационную систему «Электронный архив» на платформе системы ЛЕТОГРАФ. В ходе проекта был осуществлен монтаж аппаратного обеспечения: сканеров для нерасшитых документов, документых сканеров формата А3, сканеров штрих-кодов и принтера этикеток, был установлен мощный сервер с дисковым хранилищем размером 4 ТБ. Для сотрудников архива (ИТ-специалистов и архивистов) был проведен трехдневный курс обучения возможностям новой системы, после чего знания о системе были закреплены в ходе семидневного совместного внедрения-тренинга.

В настоящее время система позволяет решать следующие основные задачи:

• Ведение номенклатуры дел (в том числе на основе принятой в каждом из фондов классификации и номенклатуры), формирование печатных форм, разграничение прав доступа.
• Формирование и оформление дел, в том числе поточное сканирование документов дела.
• Управление архивом, в том числе формирование отчетных форм и топографирование документального фонда.
• Поиск дел и документов (по реквизитам регистрационных карточек, по другим поисковым запросам).

«По нашим прогнозам, после завершения перевода всего фонда в электронный вид, хранилище архива будет подключено напрямую к информационной системе ЦОН, что позволит сократить скорость получения гражданами любой справки или копии документа до нескольких минут, - рассказывает начальник Управления архивов и документации Кызылординской области Жаркынбаев Гайнулла Зейнуллаевич. - В значительной степени поисковые возможности системы упростят и работу ученых и исследователей, которые смогут в полной мере воспользоваться богатством областного архива, некоторые документы которого датируются 18-ым веком».

«Внедрение ЛЕТОГРАФ в областном архиве Кызылорды – еще один из примеров широчайших возможностей системы в области работы с крупными массивами данных, - отмечает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – Благодаря сканированию и распознаванию архивных документов специалисты организации смогут значительно повысить качество хранимой информации, сберечь ценные исторические сведения, а также снизить рутинные трудозатраты на поиск и учет документов».