Специалисты ЛЕТОГРАФ автоматизировали документооборот Центра по недвижимости по Южно-Казахстанской области Республики Казахстан

До начала проекта в «Центре по недвижимости» функционировала информационная система регистрации объектов недвижимости, не поддерживающая хранения электронных копий бумажных документов. Поскольку каждый из региональных центров Комитета регистрационной службы Министерства юстиции РК работает с массивом более чем из 100 тыс. документов, это негативно сказывалось на скорости обработки запросов и получения информации из архивов. Также была затруднена обработка поступающих в организацию документов и их помещение в архив для последующего доступа. Для улучшения качества обслуживания и повышения скорости обработки заявок физических и юридических лиц было принято решение создать электронный архив всех инвентарных дел.

В качестве основной цели проекта создания электронного архива руководство «Центра по недвижимости» обозначило сокращение времени обработки запросов и сроков получения информации из архива. Для этого было необходимо перевести в электронный вид все архивные оригиналы инвентарных дел, включая ветхие документы и документы формата A3, интегрировать электронный архив отсканированных образов с существующей в организации системой регистрации документов. При этом важно было сохранить привычную для сотрудников процедуру работы с документами и обеспечить возможность доступа к электронным копиям документов в существующей системе регистрации.

Также необходимо было создать электронную картотеку архивных дел и документов в соответствии с принятой в организации номенклатурой, обеспечив пользователям системы получение электронного документа «по запросу» согласно индивидуальному уровню доступа к информации и возможность получения статистической информации по архивным документам. Не менее важно было организовать в архивной системе версионный контроль присоединенных электронных образов, поиск по реквизитам карточки и атрибутам документов, обеспечить контроль движения и местоположения архивных документов.

По результатам проведенного тендера в качестве платформы электронного архива была выбрана система ЛЕТОГРАФ. Выбор решения был обусловлен следующими факторами:

• Система способна обеспечить обработку огромного массива информации (в рамках данного проекта необходимо было перевести в электронный вид более 12 миллионов страниц бумажных документов).
• Входящая в систему интеграционная платформа организует эффективное межсистемное взаимодействие, позволяя объединять различные системы, функционирующие в организации, в единое информационное пространство для работы с внутренними документами.
• Работа системы не требует установки дорогого мощного оборудования, высокой квалификации пользователей и ИТ-специалистов: для ее донастройки и текущего администрирования достаточно одного сотрудника, прошедшего трехдневный курс обучения «Системный технолог ЛЕТОГРАФ».

Работы по проекту выполнялись в два этапа с сентября 2010 по март 2011 г. В ходе проекта для автоматизированного управления электронным архивом документов «Центра по недвижимости по ЮКО» была создана многофункциональная интегрированная система, которая объединила существующую в организации систему регистрации документов; систему потокового ввода документов; систему ЛЕТОГРАФ в качестве хранилища электронных образов и интеграционную платформу ЛЕТОГРАФ.Ансамбль для обеспечения взаимодействия всех систем и приложений организации.

Для оцифровки бумажных документов была создана система потокового ввода, состоящая из трех различных потоковых сканеров Kodak (планшетных сканеров формата А3 и А4 и сканера формата А2 для нерасшитых документов), принтера этикетов и сканера штрих-кодов. Программную часть системы «Электронный архив» составили: cистема потокового распознавания ABBYY Recognition Server, хранилище электронных документов ЛЕТОГРАФ и ЛЕТОГРАФ Ансамбль в качестве интеграционной платформы.

Электронный архив начал функционировать с момента, когда в системе стали появляться первые электронные образы бумажных документов, которые сразу же становились доступны для подготовки ответов по заявкам. При этом пользователи системы продолжали работать с привычным для них интерфейсом, а доступ к хранилищу электронных образов документов осуществляется при нажатии соответствующей кнопки в системе регистрации.

На сегодняшний день в «Центре по недвижимости» завершается процесс оцифровки архива, контроль ввода данных осуществляется с помощью отчетов, отображающих ситуацию в режиме реального времени с указанием количества отсканированных документов и исполнителя.

«Работа с электронными образами позволяет быстро получить доступ к нужному документу и при необходимости сделать его копию, а также защитить бумажные оригиналы документов, - рассказывает Закридин Нурханович Алимкулов, заместитель директора «Центра по недвижимости ЮКО». -Система автоматизированного управления электронным архивом документов, созданная на базе ЛЕТОГРАФ, обеспечивает максимальную оперативность обработки заявок физических и юридических лиц, позволяя оказывать гражданам и организациям услуги быстро и качественно, что и является нашей ключевой задачей».

«Архитектура ЛЕТОГРАФ и ее возможности по интеграции приложений позволили увеличить функциональность используемой в организации системы регистрации и вывести технологическое обеспечение архива на новый уровень, при этом полностью сохранив сделанные в ИТ-инфраструктуру инвестиции и привычный способ работы сотрудников, - рассказывает Елена Шелястина, технический директор компании ЛЕТОГРАФ. – В настоящее время система регистрации документов продолжает выполнять свои функции - в ней ведется работа с информацией, а электронные образы документов размещаются в системе ЛЕТОГРАФ». В настоящее время руководством Центра разрабатывается план мероприятий по переводу архивных материалов в электронный вид во всех 17 филиалах.