В Екатеринбурге прошла конференция Document Flow Day

Организатор - компания Экспо-Линк, специализирующаяся на организации бизнес-мероприятий. Спонсор конференции - компания Летограф. Спонсоры сессий - Инталев-Урал и Консалтинговая группа ФИНЭКС.

Эксклюзивным рекламным спонсором стал БИЗНЕС ЖУРНАЛ, медиа поддержку конференции оказали: журнал IT-Директор, журнал Computerworld, портал для организаторов бизнес-мероприятий FindHall, порталы DOC-online.ru, Накануне.ru, Cnews.ru.

Свои доклады представили следующие компании: Летограф, Инталев-Урал, DIRECTUM, ФИНЭКС Качество, DocsVision, СКБ Контур, Акроним и компания АйТи.

В этом году конференция собрала более 70 заинтересованных участников, среди которых представители администраций городов, а также руководители и специалисты IT-департаментов компаний крупного и среднего бизнеса из Екатеринбурга, Челябинска, Лесного, Нижнего Тагила, Озерска и Серова.

Собравшихся гостей от имени организаторов поприветствовала Ольга Шарпова – директор компании Экспо-Линк.

Открыл работу конференции доклад Оксаны Ковтун, компания Инталев-Урал - Взаимосвязь подсистемы управления документооборотом с другими подсистемами управления предприятием. Оксана Ковтун отметила, что внедрение и встраивание системы управления документами и процессами в корпоративный автоматизированный контур управления позволяет наладить систему «действий по правилам», разгрузить менеджеров от множества технических операций, усилить систему информационной безопасности и, в конечном счете, будет способствовать росту эффективности бизнеса. Она отметила, что решения компании Инталев не имеют отраслевой привязки и успешно используются в энергетике, строительстве, нефте-газовой промышленности, оптовой и розничной торговле, пищевой промышленности, медицине и других отраслях.

КАК оперативно автоматизировать документооборот и бизнес-процессы организации? - этот доклад представил Артур Панчоян, руководитель направления прямых и партнерских продаж, Летограф. Докладчик отметил, что для эффективной автоматизации деятельности предприятия необходимо в комплексе решать задачи управления документами, автоматизации бизнес-процессов и интеграции приложений. При автоматизации документооборота очень важно не потерять бизнес-контекст, то есть нужно учитывать бизнес-процессы, в рамках которых осуществляется обработка документов, а также особенности существующей ИТ-инфраструктуры компании. Это особенно важно, если бизнес-процессы и, соответственно, движение документов затрагивают различные информационные системы.

Доклад, посвященный продукту DocsVision, представил Владимир Андреев, генеральный директор компании DocsVision. Докладчик остановился на особенностях разрабатываемого компанией продукта, а затем передал слово партнеру компании в Екатеринбурге – компании Юнисофт, коммерческий директор которой – Сергей Кайгородцев – рассказал об опыте по внедрению продукта в компаниях различных масштабов и отраслей.

Продолжил работу конференции доклад Рената Габдуллина, руководителя проектов, DIRECTUM. В своем докладе Обзор возможностей DIRECTUM 4.5 он рассказал, что компания DIRECTUM предлагает корпоративную систему электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленную на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Система электронного документооборота DIRECTUM соответствует концепции ECM (Enterprise Content Management) и является не только программой для автоматизации документооборота и делопроизводства. DIRECTUM поддерживает полный цикл управления документами и обеспечивает управление бизнес-процессами на основе workflow. В итоге на базе системы DIRECTUM может быть построена система электронного документооборота (СЭД) любой сложности.

Доклад Эффективное внедрение: этапы и результат представил Дмитрий Старков, Консалтинговая группа ФИНЭКС. Он отметил, что вне зависимости от того, выбран ли вариант «самостоятельного» внедрения силами сотрудников компании или привлечены сторонние компании для методической или технологической составляющей внедрения, выполнение всех этих этапов и анализ проекта после каждого из них – одно из необходимых условий эффективного внедрения. Также на примере уже реализованных проектов докладчик более подробно рассказал о

Следующий доклад - Реализация межкорпоративного документообмена на базе "Контур-Эстамп". Его представил Михаил Анучин, руководитель отдела федеральных проектов, СКБ Контур. Михаил рассказал, что сервис «Контур-Эстамп» предназначен для обмена юридически значимыми документами между пользователями: юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями. Он использует инфраструктуру Портала Доверенных услуг. Для начала работы требуется получить сертификат электронной цифровой подписи (ЭЦП) в любом удостоверяющем центре, аттестованном в ПДУ. Докладчик также отметил, что особенно актуален «Контур-Эстамп» для компаний, ведущих обширную юридически значимую переписку, в том числе с географически удаленными партнерами.

Использование корпоративного портала для повышения качества и прозрачности бизнес-процессов - доклад, который представил слушателям Петр Васильев, управляющий партнер по коммерции компании Акроним. По словам докладчика, корпоративный портал позволяет решить проблему недостатка информации и избытка в рамках отдельно взятой компании. В качестве инструмента организации информации обычно выступает Библиотека документов, которая приходит на смену громоздким файловым каталогам: информация в ней доступна независимо от физического нахождения сотрудников, управление папками находится в ведении непосредственных владельцев данных, отображение настраивается персонально для группы или конкретных пользователей. Важным информационным инструментом портала также являются новостные ленты, которые дают возможность наладить вертикальные информационные связи: руководителям оперативно доводить до подчиненных информацию о принимаемых решениях, подразделениям – реализовывать «внутренний PR», сотрудникам – ощущать себя вовлеченными в общие процессы. Хорошо с вышеперечисленными задачами справляются портальные решения на платформе Microsoft Office SharePoint Server, имеющие мощнейший функционал для поддержки совместной работы пользователей с информацией.

Продолжил работу конференции доклад - Построение успешно работающих СЭД. Проекты АйТи в Уральском регионе. Его представила слушателям Наталья Ним, консультант, компания АйТи. Наталья отметила, что большинство СЭД можно условно разделить на две группы: на документированные платформы и на реляционные базы данных. В первой группе АйТи предлагает БОСС-Референт, во второй – DIRECTUM, DocsVision (на основе решений Microsoft). Документоориентированная платформа обеспечивает гибкий, легко настраиваемый под пользователя документооборот. Может использоваться свободная структура документа, система сама адаптируется под него. СЭД на основе реляционных БД гораздо более требовательнее к пользователю. Такие системы не допускают ошибок пользователей и строго учитывают все изменения на основе транзакций.

В конце рабочего дня состоялся круглый стол на тему: Практический подход к решению о внедрении системы управления документооборотом на предприятии. Модератором круглого стола выступила Оксана Ковтун, компания Инталев-Урал.

Эксперты в области документооборота обсудили следующие вопросы:

1. Каким компаниям нужна система управления документооборотом?

2. Какие практические шаги по внедрению необходимо сделать предприятию, чтобы система заработала?

3. Каковы основные эффекты от внедрения?

По каждому вопросу круглого стола завязалась живая дискуссия, основными выводами которой стали следующие идеи:

1. Эксперты отметили, что на определенном этапе развития компании без внедрения СЭД она не сможет конкурировать на рынке. Но прежде всего, система документооборота нужна тем компаниям, которые динамично и бурно развиваются и переходят на новый уровень развития, в том числе внедряют у себя системы менеджмента качества. А также тем, компаниям, которые занимаются региональной экспансией, либо выходят на западные рынки.

2. Основные этапы внедрения системы следующие: постановка задачи, выбор системы, технологии внедрения, компании-интегратора, а также организация процесса внедрения и работы по внедрению, и кроме того, промышленная эксплуатация. Особое внимание на этапе выбора необходимо провести внутренний аудит, "так как компании часто сами не знают что у них не так". Эксперты также сошлись во мнении, что любая система нуждается в тестировании, поэтому желательно сначала запускать пилотный проект.

3. Эффект от внедрения может быть разный так как все зависит от того, какую цель преследует компания. Например, эффект от внедрения может быть как элементарным, например, экономия на бумаге, так и комплексным, включающим, например, более рациональное использование человеческих ресурсов.

Стоит отметить, что слушатели в зале активно участвовали в обсуждении: задавали вопросы экспертам, делились опытом, высказывали свое мнение.

По словам участников конференции, в частности Дмитрия Паздникова, администратора АБС-банкир Уралприватбанка, конференция позволила обзорно познакомиться с продуктами, которые представлены на рынке, а также узнать плюсы и минусы тех или иных платформ, а также в общем узнать перспективы развития рынка СЭД в Уральском регионе. А Елена Шестакова, аналитик компании РУ-систем, отметила, что с каждым годом повышается уровень компаний-докладчиков, у них нарастает практическая база внедрения СЭД, которой они готовы поделиться. Очень радует, что выступают именно генеральные директора компаний, а не рядовые сотрудники, так как это вызывает высокое доверие к компаниям и к тем продуктам, которые они внедряют. Также радует высокий уровень организации конференции Document Flow Day.