Большой бухгалтерии, больше аналитики

В современных условиях усиления конкуренции бизнес должен уметь оперативно реагировать на быстро меняющийся рынок, пересматривая многие аспекты коммерческой деятельности. Крайне важным для предприятия является возможность информационных систем предоставлять достоверные и оперативные данные о финансово-хозяйственной деятельности предприятия в различных аналитических разрезах и за разные периоды времени. Возможность получения качественной управленческой информации зависит от того, на каком программном обеспечении базируется информационная система предприятия. Именно поэтому, несмотря на трудности кризисного периода, в ОАО «Седьмой Континент» - одной из крупнейших розничных сетей страны - было решено осуществить проект по переводу работы бухгалтерии и финансового департамента с системы «Турбо Бухгалтер 6.7» на систему Турбо 9.

ОАО «Седьмой Континент» было основано в 1994 году и является международной розничной торговой сетью и одним из лидеров розничного рынка России. Магазины сети предлагают своим покупателям широкий ассортимент товаров и услуг высокого качества, гибкую ценовую политику, всегда отвечают требованиям рынка, являясь высокотехнологичными торговыми площадками.

Подготовка к проекту

Как рассказал директор департамента разработки и информационного обеспечения ОАО «Седьмой Континент» Александр Зубенко, для ведения бухгалтерского учета в компании более десяти лет использовалась система Турбо Бухгалтер, разработчик фирма «ДИЦ».

Однако за время использования этого продукта требования компании к программному обеспечению значительно возросли, как и объемы обрабатываемой учетной информации. Розничная сеть «Седьмого Континента» включает десятки магазинов с высокой пропускной способностью и активным ассортиментом товаров в десятки тысяч позиций. Данные, накопленные за более чем пятнадцатилетнюю историю существования сети, дают в результате внушительный объем финансовой информации. Поэтому одним из ключевых требований к программному обеспечению являлась высокая производительность системы по обработке больших массивов данных.

Следующим требованием, предъявляемым «Седьмым Континентом» к программному обеспечению, являлось сохранение гибкости системы и ее высокой адаптивности к быстро меняющимся внешним условиям. Это связано с тем, что рынок, на котором работают розничные сети, достаточно динамичен и изменчив. Он быстро откликается на новые бренды, массированную рекламную компанию, сезонность и прочие факторы. На таком рынке нельзя стоять на месте.

Эти требования послужили основой для выбора новой платформы.

Инициатива перехода на новую платформу исходила одновременно от основных пользователей - бухгалтерии и финансового департамента, и от ИТ-службы компании. Выбор решения производился специалистами финансовой службы при постоянной поддержке со стороны сотрудников ИТ-службы.

Были рассмотрены программные продукты отечественных и зарубежных компаний для ведения бухгалтерского учета. После детального анализа преимуществ и недостатков систем, специалисты «Седьмого Континента» остановились на Турбо 9 («ДИЦ»). Решение на данной платформе наиболее полно отражало основные требования к системе и обладало рядом преимуществ, выгодно отличающих его от конкурентов:

• обработка больших объемов учетных данных с высокой производительностью в открытом периоде «без сворачивания» и переноса остатков на каждый год;
• получение различных отчетов за прошлые периоды в единой информационной базе;
• расширение функциональности генератора отчетов, позволяющее пользователям разрабатывать самостоятельно отчеты в разных аналитических разрезах;
• расширение возможности ведения аналитического учета с 64-х аналитических параметров в одной проводке независимо по дебету и кредиту до любого требуемого количества параметров;
• хранение и обработка аналитических параметров различных типов данных;
• наличие в системе средства разработки новых модулей и подсистем («Студия») с использованием полного объектно-ориентированного внутреннего языка программирования ТБ.Скрипт;
• наличие в ядре Турбо 9 встроенных возможностей для настройки репликаций, позволяющее организовать единое информационное пространство для компаний с территориально распределенной структурой;
• расширение возможностей интеграции с внешними приложениями на уровне физических БД путем подключения физических БД различных приложений в состав информационной базы Турбо 9 для консолидированной обработки данных.

Следует особо отметить обновленный генератор отчетов Турбо 9. По своей сути он является встроенным в систему многомерным OLAP-кубом, который обновляется в режиме реального времени и позволяет производить углубленный анализ данных по большому количеству аналитических параметров. По сравнению с предыдущей версией его функционал был расширен блоком параметрических отчетов. С его помощью пользователи без участия ИТ-специалистов могут самостоятельно настроить достаточно сложные отчеты. Для этого достаточно опционально выбрать необходимые поля, колонки, фильтры, группировки на форме генератора отчетов. Забегая вперед, можно сказать, что все запрошенные бухгалтерией и финансовым департаментом отчеты были реализованы на основе параметрических настроек, что на порядки сократило время, которое было затрачено на их создание, и оказало существенное влияние на уменьшение конечной стоимости проекта.

Реализация любого проекта требует мобилизации дополнительных ресурсов. При проведении внедрения собственными силами предприятие не всегда имеет возможность выделить необходимые ресурсы без ущерба текущей работе. В такой ситуации для обеспечения соответствующего уровня качества внедрения требуется привлечение внешних исполнителей. Учитывая данный факт, представители «Седьмого Континента» начали поиск интегратора, в штате которого есть необходимое количество компетентных ИТ-специалистов, имеющих подтвержденный опыт внедрения в крупных компаниях и готовых обеспечить оперативную поддержку пользователей. Всем этим требованиям отвечала компания ПрофИтПроект, что и послужило основанием для ее выбора в качестве исполнителя работ по проекту.

На предварительном этапе проекта был подготовлен тестовый стенд, который позволил провести нагрузочное тестирование Турбо 9. Это было необходимо для получения измеримых характеристик быстродействия платформы. «Полученные результаты показали, что Турбо 9 с высокой производительностью обрабатывает всю накопленную информацию. Более того, платформа Турбо 9 будет в состоянии отвечать требованию к производительности в течение нескольких лет с учетом ежедневного прироста объема данных», - пояснил генеральный директор компании ПрофИтПроект Сергей Ходжаев.

Окончание тестирования и дало старт проекту.

Внедрение за четыре месяца - это реально

Работа над проектом велась с мая по сентябрь 2009 г. Решение такой масштабной задачи в столь короткие сроки, как считает Сергей Ходжаев, стало возможным благодаря ряду факторов. Рассмотрим наиболее важные из них.

В первую очередь следует отметить, что реализация проекта осуществлялась силами совместной команды, в состав которой входили ИТ-специалисты со стороны «Седьмого Континента» и сотрудники ПрофИтПроекта. Поскольку все выполняемые ими работы были неразрывно связаны между собой, то требовалось обеспечить хорошую коммуникацию между всеми исполнителями и взаимную поддержку. В этих целях было решено разместить участников проектной команды на территории заказчика.

Проект состоял из двух частей: внедрение Турбо 9 и интеграция с отдельным программным комплексом, автоматизирующим часть работы бухгалтерии и финансового департамента. Данный программный комплекс - собственная разработка ИТ-службы «Седьмого Континента», включающий в себя несколько приложений, часть функционала которых впоследствии предполагается перенести на единую платформу Турбо 9.

Важным фактором, способствующим быстрой реализации проекта, по мнению Сергея Ходжаева, стал детальный предпроектный анализ данных, в рамках которого была реорганизована система аналитического учета. С одной стороны, данная реорганизация была необходима, так как за время использования Турбо Бухгалтера в системе накопились неиспользуемые аналитические справочники, которые требовалось исключить из системы. С другой стороны, в Турбо 9 расширились возможности ведения аналитического учет.

В рамках проекта специалистами ПрофИтПроекта было настроено свыше 500 отчетов для разных участков учета деятельности «Седьмого Континента». Отчеты были выведены на интерфейсные древовидные панели экранных форм пользователей, что повысило удобство работы и обеспечило централизованное управление финансовой отчетностью.

Одной из самых главных особенностей проекта, по словам Александра Зубенко, стала правильная организация процесса импорта данных.

«Поскольку Турбо Бухгалтер выполнял в компании роль консолидирующей корпоративной бухгалтерской системы, то нельзя было допустить перерыва в его функционировании в рабочее время. Необходимо было учитывать, что объем работ, выполняемый каждым сотрудником бухгалтерии, настолько значителен, что исключалась возможность параллельной работы в двух системах: в старой и в новой. То есть, при составлении плана перехода с Турбо Бухгалтера 6.7 на Турбо 9, надо было учитывать, что к началу первого рабочего дня должна быть, либо полностью работоспособная версия Турбо 9 с выверенными данными, либо восстановлена старая система. Более того, проведение работ по импорту данных заранее не представлялось возможным. Поэтому финальный запуск процедуры импорта данных производился в выходные дни», - рассказал Александр Зубенко. Для снижения риска каких-либо осложнений в финальной части проекта, несколько раз проводились тестовые запуски процедур импорта, когда полностью имитировались все работы по переходу на новую платформу. Это позволило выявить мелкие недочеты план-графика работ.

Для импорта данных применялся специальный конвертор - разработанный ИТ-службой «Седьмого Континента». На всех этапах разработки конвертора ПрофИтПроекта выполнял роль тестировщика. «Конечно, в стандартной поставке Турбо 9 существуют конверторы, но применять их можно только в случае перевода стандартной конфигурации системы, - поясняет Сергей Ходжаев. - Дело в том, что, все крупные клиенты уникальны. Практически каждый из них создает собственную структуру базы данных и проводит настройку системы в соответствии с особенностями своей деятельности, что невозможно предусмотреть в стандартном конвертере».

«Подводные камни»

Как считают в компании ПрофИтПроект, при реализации любого крупного проекта нельзя не столкнуться с нестандартными ситуациями. Первым и самым большим «подводным камнем» стал импорт данных. Функциональные возможности Турбо Бухгалтера позволяли бухгалтерам самостоятельно настраивать алгоритмы формирования проводок, прописывать типовые операции. Подобные настройки имеют слабоструктурированный характер, и поэтому импорт данных с помощью собственного конвертора Турбо 9 превратился в сложную и трудно прогнозируемую по срокам задачу. Однако благодаря учету данных рисков при подготовке проекта, выход был найден. Правда, для этого пришлось привлечь дополнительных специалистов ПрофИтПроект разного профиля, которые путем «мозгового штурма» предложили варианты решения проблемы.

Еще одной нестандартной ситуацией стала необходимость перестройки проекта по ходу работы над ним. В частности, требовалось перераспределять функции, возложенные на участников проектной группы. «Несколько раз мы сталкивались с ситуацией нехватки кадров, когда наши ИТ-специалисты привлекались к решению других задач компании, - вспоминает Александр Зубенко. - Тем самым мы увеличивали нагрузку на подрядчика, которому приходилось оптимальным образом перестраивать свои ресурсы, чтобы не нарушить график выполнения работ. И здесь надо отдать должное квалификации исполнителей, которые уже имели опыт внедрения подобных систем. Более того, я считаю, что именно это позволило нам сэкономить достаточно много времени - всего лишь за счет «проигрывания» разных вариантов реализации тех или иных задач».

Обучение

Хотя разработчики «ДИЦ» существенным образом модернизировали интерфейс Турбо 9, при работе с программой можно увидеть ее преемственность с ПО Турбо Бухгалтер 6.7. Но было очевидно, что для использования новых функций программы знаний пользователей будет недостаточно. Поэтому, руководство бухгалтерии «Седьмого Континента» пришло к выводу о необходимости проведения обучения.

Первоначально для сотрудников бухгалтерии и финансового департамента «Седьмого Континента» специалисты ПрофИтПроекта прочитали общую лекцию на примере реальной базы данных. Впоследствии, когда Турбо 9 был введен в опытную эксплуатацию, каждому пользователю предстояло выверить данные своего участка учета. Чтобы помочь им справиться с данной задачей, ПрофИтПроект организовал техническую поддержку на территории заказчика. В первую очередь был выделен внутренний многоканальный телефон, предназначенный для сбора вопросов и оперативных консультаций пользователей. Помимо этого два-три специалиста ПрофИтПроекта постоянно находились в бухгалтерии и финансовом департаменте для оказания персональных консультаций. Такой подход дал очень хороший результат: на момент ввода системы в промышленную эксплуатацию каждый пользователь уже уверенно владел предоставленными функциями новой платформы. Для руководящих сотрудников бухгалтерии был организован отдельный курс обучения, где давались углубленные знания программы. «Хочется отметить, что руководители финансовой службы «Седьмой Континент» будучи большими профессионалами в области финансового учета, быстро освоили и взяли на вооружение новые возможности платформы Турбо 9» - подчеркнул Сергей Ходжаев.

Перспективы развития

К настоящему времени проект завершен и признан успешным как основными пользователями, т. е. сотрудниками бухгалтерии и финансового департамента, так и ИТ-службой. С помощью Турбо 9 Бухгалтерия сдана бухгалтерская отчетность.

Однако самым главным результатом реализации проекта, по мнению Сергея Ходжаева, стало создание единого информационного пространства, обеспечивающего хранение и формирование бухгалтерских операций за все прошлые периоды времени учета. Обработка Турбо Бухгалтером 6.7 накопленных внушительных объемов данных велась на пределе функциональных возможностей программы.

Сегодня идет разговор о продолжении сотрудничества между компаниями «Седьмой Континент» и ПрофИтПроект . В первую очередь намечается осуществить перевод на ПО Турбо 9 части функциональности программного комплекса, разработанного ИТ-специалистами «Седьмого Континента».

В более же отдаленной перспективе планируется осуществить переход на более мощную, 64-разрядную версию системы Турбо 9. Как пояснил Александр Зубенко: «Через некоторое время используемая нами информация опять достигнет того объема, с которым система может не справиться. Сегодня у нас хранится около 40 млн. бухгалтерских транзакций в открытом периоде, а когда их число достигнет примерно 60 млн., мы столкнемся с ограничениями нынешней 32-разрядной версии платформы Турбо 9. Поэтому, чтобы обеспечить работоспособность системы, потребуются специальные ухищрения - например, какие-то искусственные приемы для сворачивания части данных или что-либо иное. Но я считаю, что это неэффективный путь, и поэтому мы нацеливаемся на 64‑разрядную версию платформы Турбо 9, которая позволяет хранить и обрабатывать существенно больше 60 млн. транзакций в открытом периоде с соблюдением требований к оперативности получения данных и производительности».

Здесь важно отметить, что переход на новую версию может быть осуществлен с минимальными затратами, поскольку обе они работают на одной платформе и потребуется только замена ядра системы без конвертации данных. Клиентская же часть системы при этом остается неизменной.