Электронный документооборот — неотъемлемая часть успеха вашего бизнеса

На пути электронного документооборота, его внедрения в Украине вы фактически являетесь первопроходцем и в этом сегменте работаете 12 лет, верно?

— Да, но еще 10 лет назад это было очень сложно. Иногда в компанию нужно было специально покупать компьютер для целей внедрения электронного документооборота. Доступность и качество интернета в начале 2000-х годов еще было проблемой, хотя сейчас в это трудно поверить.

Но давайте все-таки остановимся на сегодняшнем дне и на днях грядущих. Многие наверняка слышали о таком понятии как электронный документооборот, но что это такое — на самом деле мало кто понимает. Давайте расставим все точки над «і» и расскажем детальнее, что являет собой EDI, в чем его преимущества, чем он отличается от обычного документооборота.

— Электронный документооборот — это прежде всего обмен данными между компаниями, между системами компаний. Преимущества от внедрения EDI получаем тогда, когда наши системы друг с другом «говорят» на одном языке. Для того, чтобы они все же заговорили на одном языке, и существуют операторы электронного документооборота.

Как это происходит на практике: я являюсь продавцом, а мой партнер является покупателем. Моя внутренняя учетная система может выгрузить заказ в форме квадрата. А мой покупатель может принять этот заказ только в форме треугольника или ромба. Я не могу настроить форматы под каждого партнера. Особенно если это касается торговли: торговых сетей, электронной коммерции, когда речь идет о сотнях партнеров и различных особенностях компаний. Но сейчас мы (оператор электронного документооборота) можем из квадрата сделать, условно говоря, любую фигуру. Мы структурируем процессы, избегаем лишних трудозатрат и помогаем системам партнеров «говорить» друг с другом и «понимать» друг друга.

В каких сегментах внедрение EDI может принести максимальную пользу?

— Сейчас самым востребованным электронный документооборот является в торговле. Он задействован во всем цикле, от заказа до закрытия сделки. Основное преимущество его в том, что это очень упрощает и оптимизирует процесс купли-продажи. Ведь количество документов в таких гражданско-правовых договорах невероятно большое. Также к системе уже подключились банковские учреждения, логистика, FMCG. Есть примеры полного отказа от бумажной цепочки. Мы можем доказать, что на сегодняшний день заключение сделки без предоставления бумажных копий абсолютно реально.

Благодаря электронному документообороту заказчик получает максимум информации о своем заказе. К примеру, если заказано 10 коробок шоколадных конфет, а на складе оказалось только 9, заказчик узнает об этом ранее, чем получит свой заказ, и это не будет для него неприятным сюрпризом. Ведь заказчик рассчитывал заполнить место на полках магазина. Своевременное предупреждение о недостаче какого-либо товара у одного поставщика дает возможность заказчику сделать дозаказ у другой компании. Так уровень потерянных продаж торговой сети значительно снижается.

Всегда видны и уведомления о приемке и отгрузке — это значит, что на складах, перед тем как приедет машина, люди уже знают, сколько товара приедет. Это не ручное вбивание, это не ожидание несколько часов, пока машина будет разгружена, пока оператор все вручную внесет в системы, пока товар пересчитывается. В среднем процесс приема товара сокращается на 20-30 минут. Благодаря этому также можно вычислить и проанализировать, какие процессы в сделке некорректно работают, и соответственно в этих направлениях внедрять оптимизацию и мониторинг.

Все накладные: налоговая и товарная, акты сверки, акты выполненных работ, регистрация — все это переходит в юридически значимый электронный документооборот. На бумаге остается только документ, который сопровождает водителя и без которого пока не обойтись.

Любая ли компания может стать вашим клиентом или есть какие-либо требования?

— Нашим клиентом может быть любая компания. А вот как компания сможет это организовать — зависит только от нее, от ее мотивации двигаться в ногу со временем и от того, насколько она сама понимает, что ей это выгодно. Нам, в свою очередь, выгодно подключать большее количество компаний, чтобы максимально перевести бумажный документооборот в электронный. Что влияет положительно не только на результаты отдельных компаний, но и на эффективность экономики в целом.

Почему для подавляющего количества компаний этот процесс ограничивается только входом в специальные приложения?

— Все зависит от зрелости компании и количества документов, с которыми они работают. Мы стараемся вести образовательную работу, интегрировать разные системы. Некоторые опасаются, внедряют только самые легкие элементы и остаются на этом этапе. Многие компании не находят времени, чтобы приложить усилия для такого рывка, который в дальнейшем значительно облегчит работу сотрудников. Есть все-таки какой-то ментальный страх перед чем-то существенно новым, хотя на рынке мы уже активно работаем более 12 лет.

Повторюсь, мы проводим активную образовательную работу. Мы рассказываем, что у нас есть логистический оператор, то есть если нам сделали заказ на поставку, мы этот товар и упаковываем. Если есть какой-то момент дезинтеграции, то нам не нужно звонить и долго решать проблему — мы отправляем электронный документ, где указываем логисту: «возьми товар А, положи на место 1, 2, 3, доставь к такому-то времени определенному клиенту». И это все в электронном виде и все четко отслеживается – это также является инструментом прозрачности, исключающим коррупционные схемы. Таким образом, атмосфера между партнерами улучшается. Споров и конфликтных ситуаций становится значительно меньше, ведь мы можем проконтролировать весь процесс, поднять историю. А даже если и случается какой-то спор, то его решение также упрощается по сравнению со случаями, которые бывают в бумажной цепочке документооборота.

Как показала практика, очень много времени у сотрудников отнимает только поиск конкретного документа, перебирание бумаг и так далее. С EDI-технологиями этот процесс устраняется, можно очень быстро поднять архивированный документ.

Какова все-таки цена вопроса?

— Все зависит от того, насколько глубоко мы хотим делать интеграцию. Если мы делаем элементарные соединения, то это абонементские оплаты, которые рассчитываются в зависимости от количества документов.

А минимальную стоимость обслуживания можете назвать?

Ну, например, 100 документов в месяц стоит порядка 200 гривен. На самом деле для компании это вообще не деньги. Соответственно, с количеством документов растет и цена. Также на цену влияет вид пакета.

Вашими клиентами являются многие известные украинские компании. Какие из этих проектов наиболее успешны?

— Мы работаем с 60 сетями и 3000 поставщиков. Это как локальные, так и международные компании.

Самое тесное и длительное сотрудничество у нас состоялось с «Метро Кеш энд Кэрри Украина». В частности, мы являемся центральным оператором электронного документооборота данного ритейлера, а также сотрудничаем на локальных рынках компании.

Еще в 2005-2006 году мы начинали образовательный процесс, подключали к EDI поставщиков, объясняли, что это такое, зачем это нужно. А в 2016 году мы закрыли полностью в продуктивном режиме всю цепочку – мы отказались от бумаги. Кроме, как говорилось выше, сопроводительного документа для авто.

Стоит отметить, что все подлежит системному контролю: регистрация налоговой накладной, соответствие документов, наличие подписей. Благодаря этому деньги к поставщику попадают быстрее. А сотрудники могут сосредоточить свои усилия на более важных или даже креативных задачах в своей компании.

А теперь о безопасности. Мы уже сталкивались с хакерскими атаками и вирусами, вспомним только недавний вирус Petya. Как вы действуете в таких ситуациях?

— У нас есть секрет. Вирус Petya нас никоим образом не затронул.

Как же вы защищаетесь? Ведь за эти 12 лет через вас прошло невероятное количество документов.

— Благодаря тому, что часть какой-то документации компаний была переведена в электронную форму, эти документы сохранились в наших системах. Таким образом компании, которые пострадали от вирусной атаки, смогли здесь просмотреть все свои архивные данные, а также восстановить их. В нашей компании обеспечение безопасности стоит на самом высоком урвне и является главным приоритетом. Ваше доверие Comarch — это гарантия вашей безопасности. Мы отвечаем за безопасность данных довольно крупных клиентов. Наш дата-центр находится в нашей штаб-квартире — в Кракове. Уровень защищенности дата-центров — 3-4, мы постоянно проходим сертификацию, здание под охраной, даже есть своя система энергоснабжения, если центральная городская система не справится со своей задачей или будут какие-то перебои. Также у нас есть специальная система пожарной безопасности.

Мы не только предоставляем услуги электронного документооборота в торговле, но работаем во всех отраслях экономики: у нас хранятся данные банков, нас постоянно аудируют.

А много за 12 лет было попыток хакерских атак?

— Да, они периодически случаются. В компании Comarch есть отдельная команда профессионалов, которые специализируются исключительно на системе безопасности, поэтому наши системы надежно защищены. Дополнительным элементом безопасности являются резервные планы по защите и резервные дата-центры.

Что вы посоветуете компаниям, чтобы обезопаситься в потенциально опасных ситуациях, к примеру, в случае сбоя системы, поломки компьютеров, сбоя в энергоснабжении?

— В первую очередь внутри компании должна быть элементарная образованность в вопросах информационной безопасности: бывают случаи, когда в качестве пароля от какого-то аккаунта используется что-то вроде цифр 1-2-3-4, к тому же эта информация висит на стенке для всеобщего обозрения или весь отдел пользуется одними данными доступа к аккаунту. Важным решением будет не допускать таких инцидентов. С точки зрения внедрения электронного документооборота я рекомендую для интеграционных соединений выбирать транспортные протоколы с высоким уровнем безопасности, а в случае использования веб-приложений — следить за доступом к документации и аккаунтам сотрудников, особенно это касается юридически значимых документов.

Для уточнения деталей и подключения можно обращаться в службу поддержки Comarch EDI Service Desk по телефону 0 800 300 142 либо на электронный адрес [email protected]. Дополнительную информацию о системе B2B Network и компании COMARCH можно найти на сайте https://www.comarch.ru/trade-and-services/data-management/e-invoicing/.