«1С-Рарус» построил «облачную» систему учета в крупнейшей сети ресторанов Новосибирска «Восточный двор»

Сеть ресторанов и баров «Восточный двор» - одна из крупнейших в Новосибирске. Столица Сибири - развитый торгово-промышленный центр, рестораны сети весьма востребованы и поражают разнообразием, это полный калейдоскоп кухонь - русская, итальянская, европейская, арабская, китайская, узбекская. Первый ресторан появился в 2001 году, сейчас сеть насчитывает более десяти заведений разного формата, от демократичных до самых изысканных.

«Ранее для ведения бухгалтерского учета нами использовалась программа собственной разработки, - рассказывает Лейла Штейникова, главный бухгалтер УК «Восточный двор». - В 2011 году было выпущено распоряжение о том, что в Группе компаний F1, куда входят наши рестораны, принимается единый корпоративный стандарт ведения учета на основе программных продуктов «1С:Предприятие 8». Для нас необходимость в перехода назрела давно – прежняя программа использовалась более 8 лет, и уже не соответствовала растущим потребностям сети.

Помощь в реализации проекта перехода на «1С:Предприятие 8» нам оказал новосибирский филиал «1С-Рарус». Уже на начальном этапе было предложено передовое технологическое решение – реализация доступа к продукту «1С» по модели «облачного» сервиса.

В состав холдинга входит несколько юридических лиц, для каждого из которых была предоставлена отдельная база бухгалтерского учета. Далее все информационные базы были консолидированы в промышленном дата-центре с возможностью удаленного доступа к ним через Интернет. Таким образом, несмотря на территориальное разделение сотрудников бухгалтерии и предприятий холдинга, мы получили централизованный доступ ко всей информации управляющей компании. Удобно, что в любой момент можно увеличить или уменьшить количество пользователей сервиса».

Одним из ключевых моментов, повлиявших на выбор «облачного» сервиса, стала возможность отказаться от капитальных вложений в непрофильные активы в виде дорогостоящего вычислительного оборудования, а также от содержания собственной службы по поддержке информационных баз и серверов. Стоит также отметить, что оплата «облачного» сервиса происходит в виде ежемесячной абонентской платы, в результате чего затраты для холдинга становятся более прогнозируемыми и управляемыми.

«Значительно повысилось удобство работы бухгалтеров, - продолжает Лейла Штейникова.- В первую очередь, это касается отражения различных операций – работать просто, легко, удобно, а главное, быстро. Особо отмечу возможность использования системы через Интернет: любая база - в течение 5 минут, откуда бы ни потребовался доступ, с компьютера бухгалтера, финансового директора, или руководителя предприятия. Размер абонентской платы известен на год вперед, в технические средства и их обслуживание мы не вкладывались, но при этом 365 дней  в году, 7 дней в неделю, 24 часа в сутки мы работаем с «1С:Бухгалтерия 8». Минимальные затраты с максимальной эффективностью – мы получили то, что хотели!».

Запуск системы проходил поэтапно. Сначала был реализован пилотный проект в одном из предприятий. Была заложена единая методология бухгалтерского учета, которую потом транслировали на остальные предприятия холдинга. В течение полугода на «1С:Бухгалтерия 8» последовательно успешно переведены оставшиеся 12 юридических лиц компании.

На данный момент автоматизированы следующие блоки: банковские, кассовые операции, реализация услуг в сфере общественного питания, учет материалов, основных средств, товаров, расчеты по оплате труда, бухгалтерская и налоговая отчетность. С помощью «1С:Бухгалтерия 8» в компании организован контроль проведения оплат от физических лиц за организацию мероприятия (банкета), прием оплаты от юридических лиц за обслуживание, отражение оплат по бонусным картам. Кроме того, система позволяет отражать выручку по оказанным услугам, определять финансовый результат деятельности компании, автоматически формировать и учитывать доходы и расходы.

В результате внедрения достигнуты следующие цели:

• созданы информационные системы бухгалтерского учета с возможностью доступа через Интернет для всех предприятий холдинга и управляющей компании;
• внедрены единые принципы ведения бухгалтерского учета на базе «1С:Бухгалтерия 8» для всех предприятий холдинга;
• значительно сокращены трудозатраты по формированию регламентированной отчетности;
• за счет удобства интерфейса и увеличившейся скорости работы, в 2 раза сокращены временные затраты на ввод первичной документации, что позволяет, при необходимости, не увеличивая штат бухгалтеров, вести учет новых юридических лиц;
• стоимость владения информационными системами сокращена в 10 раз, отпала необходимость в модернизации компьютерного парка.

Совершенствуя технологии обслуживания, руководство «Восточного двора» не останавливается на достигнутом, и, отметив первые результаты проекта, уже планирует интегрировать «1С:Бухгалтерию» с фронт-офисной системой, а также использовать решения «1С» для бюджетирования и управления финансами, консолидации отчетности холдинга.