Компания Iron Mountain Incorporated вдвое увеличила скорость обслуживания клиентов с помощью системы «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ)

Как следствие, объем затрат предприятия снизился на 10 %. Счета и документы на реализацию формируются в два раза быстрее, соответственно в 2 раза увеличилась скорость обслуживания клиентов. Значительно сократилось время на подготовку консолидированной отчетности и формирование управленческих отчетов.

Компания «Iron Mountain» основана в 1951 году и является крупнейшей в сегменте рынка хранения и защиты информации. Основной вид деятельности компании — управление информацией на физических носителях и в электронном формате, хранение, защита, восстановление, а также уничтожение данных. В активе организации более тысячи хранилищ по всему миру и десять информационных центров, в которых работает около 21 тыс. сотрудников.

Из-за удаленности российских филиалов и применения ими и центральной администрацией в Москве разных информационных систем, был затруднен контроль и систематизация произведенных расходов, возникали сложности при формировании консолидированной отчетности. Подготовка отчетов для руководства требовала значительных временных и трудовых затрат, поскольку вся управленческая отчетность формировалась вручную. Специфические отчеты учредителям также формировались вручную. Налоговые базы для расчета налога на прибыль и НДС велись в электронных таблицах, поэтому часто возникали ошибки в учете и подготовке налоговой отчетности.

Руководством компании было принято решение о внедрении нового программного продукта, который обеспечил бы оперативное ведение бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета в одной системе.

Внедрением занималась компания «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ), зарекомендовавшая себя как надежный партнер, имеющий многолетний успешный опыт реализации подобных проектов. В качестве программного продукта было выбрано решение «1С: Бухгалтерия 8 КОРП», функционал которого максимально соответствует потребностям компании.

В результате проекта время на формирование регламентированной отчетности бухгалтерией сократилось в 2 раза. Существенно сократилось число ошибок в ведении налогового учета и подготовке налоговой отчетности. В несколько раз возросла скорость формирования консолидированной отчетности и отчетов для руководства.

Реализованный в программе механизм ежемесячного автоматического создания счетов и договоров снизил нагрузку на сотрудников бухгалтерии. Раньше этот процесс занимал около недели, а оформлением занималась практически вся бухгалтерия, многим сотрудникам приходилось работать сверхурочно. Благодаря автоматизации оформление ежемесячных реализаций занимает два дня и труд двух человек вместо работы всего отдела. В результате на 80 % сократилось число ошибок в учете и документальном оформлении операций. Скорость выставления счетов и оформления ежемесячных реализаций (инвойсинга) возросла более чем в 2 раза. Как следствие, вдвое увеличилась скорость обслуживания клиентов.

Реализованная в программе система учета заявок позволила усилить контроль за расходами филиалов и центральной администрации. До внедрения все расходы согласовывались в бумажном виде, что требовало большого количества времени и отдаляло момент получения / предоставления услуг и оплаты. Теперь пользователи системы формируют заявки на приобретение материальных ценностей и услуг в программе, а сотрудники, ответственные за управление затратами, оперативно проверяют обоснованность расходов и согласовывают суммы платежей поставщикам. При этом руководство в любой момент времени может получить отчет и аналитику по расходованию средств по филиалам и периодам. Как следствие, в два раза возросла скорость согласования расходов, снизились трудозатраты финансового отдела и отдела закупок, а также на 15 % сократился объем затрат предприятия в целом. Кроме того, с помощью системы формируются специально настроенные отчеты по анализу затрат в специфических для организации разрезах, что позволило центральной администрации оперативно предоставлять информацию о расходах учредителям.

Алла Соломатина, главный бухгалтер Iron Mountain Incorporated, так прокомментировала результаты внедрения: «Я работаю в компании относительно недавно. При ознакомлении с применявшейся ранее информационной системой компании я столкнулась с рядом трудностей, таких как: не настроенный соответствующим образом налоговый учет, отсутствие возможности оперативного формирования и визирования заявок, некорректно введенные остатки за предыдущие периоды, несоответствие данных бухгалтерского и налогового учетов. С помощью решения «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» и специалистов компании «1С:Бухучет и Торговля» (БИТ) все проблемы были устранены в достаточно короткие сроки. В данный момент система прекрасно работает с максимальной отдачей и эффективностью».