С ABBYY FlexiCapture в центре обслуживания компаний КЭС-Холдинга сокращены операционные затраты на 2012 год

Москва, 1 ноября 2012 года – компания ABBYY сообщает о расширении проекта внедрения решения для потокового ввода данных ABBYY FlexiCapture. Система ABBYY используется при создании автоматизированной корпоративной системы электронного документооборота в едином центре обслуживания на базе ООО «Учетно-финансовый сервис» (ООО «УФС»), входящей в состав КЭС-Холдинга. Кроме того, успешный опыт ООО «УФС» по централизации внутреннего учета тиражируется на 10 обслуживаемых компаний. Теперь все первичные учетные документы и вся бухгалтерская/налоговая отчетность по этим компаниям также помещается в электронный архив.

КЭС-Холдинг (ЗАО «Комплексные энергетические системы») – одна из крупнейших энергетических компаний России. КЭС-Холдинг занимает 5 место по установленной мощности среди электроэнергетических компаний РФ и является крупнейшим в стране производителем тепловой энергии. Компании КЭС-Холдинга присутствуют в 16 регионах страны и более чем в 100 населенных пунктах.

Для унификации бухгалтерского и налогового учета в компаниях КЭС-Холдинга было создано ООО «УФС». Изначально перед ООО «УФС» стояла задача повысить качество учета и одновременно значительно сократить затраты на его ведение.

В 2010 году в ООО «УФС», после проведения унификации транзакционных учетных систем, было принято решение создать единый центр обслуживания (ЕЦО) с использованием трехуровневой системы учета: фронт-офисы, транзакционный центр, центр по подготовке отчетности. Для реализации проекта был создан центр компетенции, сотрудники которого должны были выделить и описать новые ключевые бизнес-процессы, подготовить приказы, регламенты и инструкции.

В ходе реализации проекта была создана и внедрена автоматизированная корпоративная система электронного документооборота (АКСЭД). Одним из ключевых компонентов АКСЭД является система потокового ввода документов ABBYY FlexiCapture. Основным фактором выбора решения ABBYY, помимо удобства и простоты работы, а также эффективности технической поддержки, стала сбалансированная стоимость этого программного продукта.

На первом этапе проекта предстояло освоить трехуровневую технологию для ведения собственного бухгалтерского и налогового учета ООО «УФС», при том, что в структуре компании 8 филиалов и около 100 обособленных подразделений.

Вторым этапом стало тиражирование полученного опыта и решений для ведения учета в 10 обслуживаемых компаниях. Сотрудники ООО «УФС» прошли обучение по работе с ABBYY FlexiCapture в учебном центре ABBYY. Сейчас в АКСЭД, частью которой является система ABBYY, работают до 1500 пользователей. В настоящее время решение ABBYY позволяет осуществлять потоковый ввод и последующую обработку до 700 000 первичных бухгалтерских и кадровых документов в месяц.

С системой ABBYY уже в начале проекта в компании смогли быстро внедрить штрихкодирование документов. Благодаря этому были включены транзакционные учетные системы.

По существующей в ООО «УФС» технологии учета бумажные документы принимаются фронт-офисами по месту нахождения обслуживаемых компаний. Далее документы сканируются, их электронные образы с помощью ABBYY FlexiCapture помещаются в электронный архив. К архиву обращаются сотрудники транзакционного центра, занимающиеся ведением бухгалтерского и налогового учета. По результатам проекта можно констатировать, что ни бумажные, ни электронные документы теперь не теряются. Кроме того, повысилась скорость транспортировки документов между фронт-офисами и транзакционным центром. Созданная система позволяет фиксировать время и количество поступивших и обработанных документов, а также трудозатраты верификаторов и сотрудников фронт-офисов.

По проведенным расчетам, на заполнение карточек документов в АКСЭД с использованием ABBYY FlexiCapture затрачивается в 1,5 раза меньше времени по сравнению с ручным заполнением. В результате на сегодняшний день реальная экономия от использования ABBYY FlexiCapture составила 3000 часов или 18 человеко-месяцев. При последующем развитии проекта инвестиции на покупку ABBYY FlexiCapture должны полностью окупиться. В планах «УФС» – дальнейшее тиражирование решения на остальные компании КЭС-Холдинга.

«Опыт централизации внутреннего учета ООО «УФС», а также высокая степень автоматизации процессов обработки первичных документов позволили реализовать наши планы на 2012 год. Также мы смогли централизовать учетные функции по ряду обслуживаемых компаний в условиях жестких ограничений бюджетной экономии», – комментирует Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления ООО «УФС». 

О компании ABBYY:

Российская компания ABBYY – ведущий мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Более 30 миллионов пользователей и десятки тысяч организаций по всему миру используют решения ABBYY для автоматизации трудоемких процессов, экономя время и превращая информацию в полезные знания. На российском рынке ABBYY является уникальной компанией, лидирующей одновременно в области лингвистических технологий и услуг.

Штаб-квартира и два офиса продаж группы ABBYY, а также высокотехнологичная лингвистическая компания ABBYY Language Services и издательство ABBYY Press находятся в Москве, другие офисы компании расположены в Австралии, Великобритании, Германии, Канаде, на Кипре, в США, Тайване, Украине и Японии. В 14 международных компаниях, входящих в группу ABBYY, работают свыше 1100 человек. Продукты и решения ABBYY доступны пользователям более чем в 150 странах мира благодаря собственной сети партнёров и представителей. Для получения подробной информации посетите сайты компании www.ABBYY.com www.Lingvo.ru www.ABBYYOnline.ru www.abbyy-ls.ru www.abbyypress.ru

ABBYY, логотип ABBYY, Аби, ABBYY Lingvo, ADRT, FlexiCapture, Lingvo, FormReader, FineReader и DOCFLOW являются зарегистрированными товарными знаками либо товарными знаками ABBYY Software Ltd. Apple, iPhone, AirPrint, App Store, iTunes являются зарегистрированными товарными знаками либо товарными знакам Apple Inc. Facebook является зарегистрированным товарным знаком или товарным знаком компании Facebook, Inc. Остальные упомянутые товарные знаки являются товарными знаками или зарегистрированными товарными знаками своих законных владельцев.